Construir um portal de auto-atendimento próprio ou optar por uma solução SaaS?

A resposta é clara: opte por uma solução SaaS. Construir um portal de auto-atendimento próprio traz grandes desafios, incluindo automação complexa, problemas de escalabilidade, necessidades contínuas de monitoramento, alinhamento com múltiplos fornecedores de software e custos que podem facilmente chegar a centenas de milhares de euros em 1 a 2 anos. A Quotation Factory oferece uma alternativa SaaS nativa na nuvem que cuida de todas essas complexidades, oferece segurança e confiabilidade garantidas e coloca você em operação rapidamente sem dores de cabeça.

Optar por um portal de auto-atendimento compensa, especialmente para metalúrgicos com clientes que solicitam produtos relativamente simples. O que isso traz? Menos pressão sobre seu próprio departamento comercial, mais conveniência para seus clientes.

A comodidade serve ao homem. Esse ditado secular também se aplica a portais de autoatendimento amigáveis na indústria metalúrgica. Porque eles garantem que seus clientes possam solicitar orçamentos a qualquer hora do dia e durante toda a semana. Tudo o que precisam fazer é selecionar o material e as quantidades. Eles então têm imediatamente visibilidade dos preços e, possivelmente após comparar com as taxas de outros fornecedores, podem decidir imediatamente se querem transformar isso em um pedido.

Isso leva menos tempo para os clientes do que preparar uma solicitação por e-mail. Eles só precisam inserir as informações no portal de auto-atendimento. Além disso, seus clientes têm maior garantia de que a solicitação será processada adequadamente. O departamento comercial da fábrica não pode cometer erros. Afinal, o cliente faz sua própria solicitação e, portanto, está no controle das informações e do processo.

Um orçamento metalúrgico rápido e fácil

Essas vantagens se aplicam ainda mais fortemente quando se lida com clientes cujos compradores são de uma geração mais jovem. Eles realmente não precisam de conversas telefônicas e contato caloroso. Eles querem poder realizar atividades padrão de forma fácil, rápida e digital.

Combine isso com uma carteira completa de clientes composta principalmente por clientes que solicitam produtos relativamente simples e um portal de auto-atendimento pode triplicar seu faturamento como metalúrgico. E o melhor é que você quase não precisa prestar atenção a todos esses orçamentos. Isso significa menos carga sobre seu departamento comercial.

Mais espaço para estimadores e vendedores

Existem mais razões que tornam muito atraente escolher um portal de auto-atendimento como metalúrgico. Por exemplo, se você tem clientes que fazem engenharia própria. Isso significa que eles frequentemente precisam tomar decisões de projeto. As questões de preço associadas passam todas pelo seu departamento comercial.

Isso custa muito tempo e quase não traz retorno. Se você der acesso a seus próprios engenheiros e aos de seu cliente a um portal de auto-atendimento, para que possam trabalhar com ele por conta própria, haverá mais espaço para seus estimadores e vendedores.

Portal de auto-atendimento como canais de vendas adicionais

Outra vantagem do autoatendimento é que você pode vê-lo como um canal de vendas extra além do telefone e do e-mail. E que canal incrível. É a base para implementar múltiplos canais (estratégia omnicanal), pelos quais você pode receber solicitações de orçamento de todas as formas (digitais).

Por exemplo, um marketplace ao qual você conecta seu processo de autoatendimento. Ou sistemas ERP de clientes muito importantes, para que você possa receber solicitações diretamente de seus sistemas. E, claro, as solicitações que podem ser recebidas e processadas via a rede SCSN (Smart Connected Supplier Network).

Essencialmente nada muda para você como metalúrgico receptor. Por baixo está o mesmo processo automatizado de orçamento. Ou seja, as mesmas instalações de TI necessárias para estimar tudo o que é preciso para preparar um orçamento. Trata-se de uma expansão poderosa e versátil de suas opções. No momento em que você opta por um portal de auto-atendimento, ele abre portas para usar muitos mais canais de vendas.

Os desafios de um portal de auto-atendimento na indústria metalúrgica

E assim a chegada de um portal de auto-atendimento estende de várias formas o modelo de negócio que você tem como metalúrgico. Mas isso não acontece automaticamente. Existem desafios significativos que você enfrentará ao desenvolver e manter um portal de auto-atendimento por conta própria. Ou melhor, problemas. E eles tornam tudo complexo.

Automação do processo de orçamento

O primeiro desafio é de natureza técnica. Muitas empresas oferecem orçamentos baseados em planilhas Excel, visualizadores CAD, sistemas CAM e módulos de orçamento ERP. Eles rodam em computadores dentro das paredes da própria fábrica (on-premise), enquanto o site com o portal de auto-atendimento está ativo na nuvem. Isso levanta a questão de como conectá-los.

Um exercício complicado. Se você trabalha com planilhas Excel, isso significa que seus funcionários tomam muitas decisões por conta própria. Então você precisará primeiro automatizar antes de ter um processo automático de orçamento que possa conectar ao seu portal web.

Além disso, seus estimadores e planejadores de trabalho frequentemente usam sistemas CAD/CAM locais para estimar tempos de produção e determinar a fabricabilidade. Eles geralmente os operam manualmente. Então você também terá que automatizar tudo isso se quiser conectar um portal de auto-atendimento.

A possível (sobre)carga dos sistemas existentes

O segundo problema é a escalabilidade. No momento em que você começa a usar o autoatendimento para seus clientes, pode ser que muitos usuários usem seu portal web ao mesmo tempo. Isso é diferente de aproximadamente dois a cinco estimadores dentro da sua própria organização que estão fazendo orçamentos da forma habitual com as ferramentas disponíveis.

É altamente questionável se os sistemas interconectados rodando em sua fábrica conseguem lidar com essa carga. Antes que perceba, você terá que pensar em comprar mais licenças de sistemas CAD/CAM que possam rodar simultaneamente. E como fazê-los trabalhar juntos em paralelo para distribuir a carga?

Monitorar e otimizar continuamente o processo

Há ainda outra deficiência que logo se apresenta. Digamos que você conseguiu conectar todos os sistemas e o portal de auto-atendimento finalmente está funcionando. Então, em breve, haverá uma, duas, talvez até três pessoas monitorando monitores o dia todo para ver se algo está dando errado em algum lugar do processo. E isso acontece regularmente, por exemplo, porque erros nos desenhos de seus clientes impedem que seus sistemas CAD/CAM possam utilizá-los. Ou que uma conexão entre sistemas falha.

Além disso, seus clientes podem desenhar e projetar com tamanha diversidade que os mesmos sistemas CAD/CAM sofrem regularmente com isso. Suas pessoas precisam corrigir isso manualmente continuamente. Então eles estão apagando incêndios o dia todo. E isso é muito caro.

Além disso, sistemas CAD/CAM não foram desenvolvidos com essa visão e as conexões entre os sistemas frequentemente não são feitas para serem robustas. Se algo der errado, isso prejudica o processo de orçamento. E então você tem que intervir manualmente para fazer o processo funcionar novamente. Isso é muito trabalho e leva tempo. Além disso, requer ajustes e refinamentos constantes.

Alinhamento com todos os fornecedores de software

Os problemas se acumulam. Porque se você quer conectar seu portal de auto-atendimento com os sistemas da sua fábrica para poder orçar automaticamente, você tem que lidar com uma infinidade de fornecedores de software. Isso torna o desenvolvimento do portal muito lento. Afinal, você precisa interagir com muitas partes para fazer tudo funcionar como um todo. Quer fazer uma mudança? Mesmo assim, em muitos casos, terá que lidar com todas essas partes. Normalmente elas não têm tempo imediatamente e o planejamento e a coordenação se tornam muito trabalhosos.

Você também é frequentemente dependente das partes que fizeram o software, como os sistemas ERP ou CAD. Você pode ter ideias muito inventivas para novos recursos em seu portal, a questão é se os sistemas integrados conseguem fazer isso.

Um exemplo: Se você quiser realizar análises de fabricabilidade em seu portal de auto-atendimento – afinal, você não quer fazer orçamentos para coisas que não pode produzir – você depende dos sistemas em seu processo de orçamento e se eles conseguem realizar tais análises. Há uma boa chance de que você também precisará do seu departamento de preparação de trabalho, de modo que ficará novamente dependente de pessoas que fazem verificações de viabilidade. Nesse caso, o processo de negócio ainda não é adequado para um portal de auto-atendimento.

Altos custos de investimento

Por fim, você tem que lidar com o tempo valioso necessário e o risco que envolve ter um portal de auto-atendimento desenvolvido. É tão complexo que rapidamente você precisa de um tempo de retorno de um a dois anos. O fato de ter que esperar tanto antes de seu portal poder dar retorno faz você considerar o custo de "não tê-lo" também. Além disso, é difícil encontrar empresas de TI que possam cumprir esse tipo de promessa, porque são projetos de TI com alto perfil de risco.

Todos esses fatores significam que desenvolver um portal de auto-atendimento custa rapidamente centenas de milhares de euros. E então também são necessários dois ou mais funcionários em tempo integral para gerenciar tudo diariamente e manter tudo funcionando. O que você terá por esse dinheiro e esse investimento de tempo é uma variante mínima que continuará ajustando por anos também. Além disso, o preço às vezes pode dobrar ou até pior: triplicar ou até quadruplicar…

A alternativa a um portal do cliente desenvolvido internamente

Parece impossível colocar um portal do cliente em funcionamento, não fosse o fato de que a solução já existe. A Quotation Factory fornece portais de autoatendimento para a indústria metalúrgica como serviço. Nomeadamente Software como Serviço (SaaS), que pode desonerar completamente seus clientes. Esta plataforma nativa na nuvem foi construída para a nuvem. Ou seja, foi concebida desde o início com escalabilidade, robustez e segurança em mente. Os recursos são tão extensos que é virtualmente impossível competir com ela com seu próprio projeto.

Todos os clientes se beneficiam de uma plataforma que aprende

Esqueça os funcionários em tempo integral que você deveria disponibilizar para monitorar o que dá errado. Livre-se desse transtorno. A Quotation Factory é responsável por cumprir os níveis de serviço, como disponibilidade.

Acabaram-se as preocupações com interrupções devido à qualidade dos desenhos. Porque um volume tão enorme de desenhos passa pela plataforma Quotation Factory que ela só precisa resolver os problemas que surgem para todas as variantes de desenhos uma única vez. Todos os clientes cujo portal de auto-atendimento roda nesta plataforma se beneficiam disso. A plataforma aprende com todos os clientes que enviam desenhos para orçamento. Em resumo: você se beneficia das soluções desenvolvidas para os outros.

Segurança, confiabilidade e segurança operacional garantidas

Por fim, a solução da Quotation Factory está configurada de tal forma que sua infraestrutura é capaz de se comunicar com sistemas ERP e CAD/CAM. Segurança, confiabilidade e segurança operacional garantidas. Independentemente de qual conexão está envolvida com qual sistema em sua fábrica.

Oferecer esta solução e assim enfrentar todos os problemas mencionados é o negócio principal da Quotation Factory. Isso faz a diferença para você como metalúrgico e seus clientes. Você foca no seu negócio principal, a Quotation Factory no dela. Software como Serviço, em outras palavras.

Conclusão desta história? Em particular, opte por um portal de auto-atendimento, porque vale a pena. Mas quem quiser reinventar a roda terá uma surpresa. Especialmente agora que as soluções SaaS avançadas estão disponíveis e se tornaram o negócio principal de empresas de TI especializadas, você deve se perguntar se a terceirização não é a opção mais sensata. Especialmente porque seus concorrentes agora podem ter um portal de auto-atendimento de forma muito fácil e rápida, sem todos os custos crescentes e dores de cabeça.