Veel metaalbewerkers twijfelen of zelfbediening wel geschikt is voor hun bedrijf. Ze vragen zich af of het type werk dat ze doen daar wel geschikt voor is, of het voor klanten niet te complex is om zelf aanvragen te doen en of hun bedrijfsprocessen voldoende op orde zijn. Die twijfel is begrijpelijk, maar als metaalbewerker kun je zelfbediening ook benaderen als een kans om de aanwezige kennis in je organisatie te automatiseren. Sterker nog: dat is de meest cruciale stap voor de verdere digitale toekomst van je bedrijf.

Wat is zelfbediening?

Zelfbediening voor metaalbewerkers houdt in dat klanten zelf aanvragen kunnen indienen. Het positieve gevolg daarvan is dat ze zo snel mogelijk offertes terugkrijgen en geautomatiseerd van een offerte een order kunnen maken. Zelfbediening stelt klanten daarnaast in staat om de voortgang van een order te volgen. Het voordeel daarvan voor alle partijen in de keten is dat klanten niet de hele tijd hoeven te bellen met de vraag: wat is de status? Het is voor klanten zelfs mogelijk om hun bestelling tot aan de levering te volgen. Kortom: zelfbediening omvat alle momenten van klantcontact tussen klant en leverancier en maakt dat de klant zichzelf zo makkelijk mogelijk kan bedienen.

Succesvolle voorbeelden

Binnen de metaalbewerking in West-Europa neemt het aantal succesvolle praktijkvoorbeelden van zelfbediening toe. Neem 247TailorSteel, dat zich inmiddels geen metaalbewerker meer noemt, maar e-commercebedrijf. Fractory en Laserhub zijn andere mooie voorbeelden. Recent is ook VDL uit Eindhoven de markt opgegaan met een nieuw label dat helemaal gebaseerd is op zelfbediening: OrderOn.

Deze bedrijven beschikken over goed vindbare en volledig op zelfbediening gebaseerde platforms die het voor klanten heel laagdrempelig maken om offertes aan te vragen. Het werk dat zij zelf niet kunnen oppakken, verdelen ze onder aangesloten metaalbewerkers.

Deze voorbeelden tonen het allemaal aan: wanneer een zelfbedieningsconcept de voorkant wordt van je fabriek, stelt dat je in staat om veel meer werk aan te bieden dan je zelf kunt aannemen. Bijvoorbeeld bewerkingen die je niet zelf uitvoert, kun je aan de achterkant van je zelfbedieningsportaal geautomatiseerd outsourcen. Daardoor maak je het voor je klant gemakkelijker en aantrekkelijker om bij jou te bestellen — dát is ontzorgen.

De toekomst van zelfbediening

De zelfbedieningsportalen zoals we die nu kennen verdwijnen op termijn. Ze zijn te vergelijken met webshops: klanten laten er hun offertes maken en plaatsen er hun bestelling. De verwachting is dat die vorm van zelfbedieningsportalen nog een jaar of vijf populair is, maar dan zijn houdbaarheidsdatum wel bereikt heeft.

In plaats daarvan maakt de klant in de nabije toekomst steeds meer gebruik van een inkoopplatform waarbinnen digitale berichtenuitwisseling plaatsvindt. Binnen dat platform maakt de klant zijn behoefte bekend, uploadt hij zijn technische tekeningen en geeft hij alle specificaties aan. Vervolgens helpt het inkoopplatform om er de juiste metaalbewerkers bij te vinden. Wel zo gemakkelijk voor de klant; die hoeft niet meer in te loggen bij allerlei zelfbedieningsportalen om bij allerlei partijen prijzen op te vragen. Die tijd is straks dankzij de komst van één centrale ‘inkoopcockpit’ voorbij. Conlusie? Zelfbediening blijft, maar de traditionele portalen verdwijnen.

Processen en kennis digitaliseren

Als de portalen verdwijnen rijst de vraag: waarom zou je er als metaalbewerker nu toch in moeten investeren? Omdat een portaal je dwingt om je processen en kennis te digitaliseren. En omdat alles wat je moet automatiseren om een zelfbedieningsportaal te laten werken cruciaal is in een toekomst waarin geen portalen meer bestaan.

Over welke processen hebben we het dan? We zetten ze hieronder uiteen.

1. Een zelfbedieningsportaal dwingt je om features uit technische tekeningen automatisch te kunnen herkennen. Voorbij is dan de tijd dat medewerkers dat handmatig moeten doen door tekeningen te bestuderen;
2. Een zelfbedieningsportaal dwingt je om de maakbaarheid van een product automatisch te kunnen vaststellen, in plaats van dat iemand met veel technische kennis ernaar moet kijken;
3. Een zelfbedieningsportaal dwingt je om het koopgedrag van je klanten te monitoren, zodat je klanten geautomatiseerd kunt segmenteren en van de juiste kortingen kunt voorzien;
4. Een zelfbedieningsportaal dwingt je om allerlei technische en commerciële kennis die in de hoofden van je medewerkers zit te digitaliseren in de vorm van wat we beslisregels noemen (business rules).

De toekomst zonder portalen

Doemt er meteen nog een prangende vraag op. Want hoe werkt dat dan, een toekomst zonder portalen? Actuele ontwikkelingen bieden het antwoord. Momenteel wordt volop gewerkt aan gestandaardiseerde digitale berichten en de infrastructuur die uitwisseling daarvan mogelijk maakt. Een voorbeeld daarvan is het Smart Connected Supplier Network (SCSN).

Het doel van zo’n infrastructuur is dat partijen in de supply chain kunnen samenwerken op basis van standaardberichten binnen de software die het beste bij hen past. Het betekent dat je als metaalbewerker niet gedwongen bent om in specifieke ICT- systemen te werken. Kies vooral de software die het beste bij je past, mits dat pakket dergelijke standaardberichten ondersteunt.

Deze ontwikkeling zorgt ervoor dat een offerte-aanvraag bij jou als metaalbewerker straks als een digitaal bericht binnenkomt. Een klant hoeft jou daar niet meer voor te e-mailen of in te loggen in jouw portaal. Krijg je de offerte-aanvraag als digitaal bericht binnen, dan moet je daar uiteraard digitaal op antwoorden. Dat kan via een standaard offertebericht. Het resultaat laat zich raden: dit proces verhoogt het gemak waarmee partijen in de metaalbewerkingsindustrie kunnen samenwerken en brengt de digitalisering van de supply chain in een stroomversnelling. 

Waarom nu al starten?

Metaalbewerkers die niet snel genoeg op deze ontwikkeling anticiperen krijgen het steeds moeilijker om in de supply chain te kunnen meedoen. Andere deelnemers verwachten van hen dat ze dit soort standaardberichten kunnen verwerken en op een faciliterende infrastructuur zijn aangesloten. Zijn ze dat niet, dan ontvangen ze steeds minder werk of blijft hun inzet steeds vaker beperkt tot het werk dat verder niemand wil doen.

Kortom: werken met een zelfbedieningsportaal is dé manier om te leren hoe je de voorkant van je fabriek kunt digitaliseren. Oók als niet al het werk dat je doet geschikt is voor zelfbediening. De ontwikkeling in software zorgt er de komende jaren voor dat ook die bewerkingen, zoals lassen en andere assemblagewerkzaamheden, straks geschikt zijn voor zelfbediening.

De implementatie hoeft geen grote uitdaging te zijn. Via een platform als Quotation Factory realiseer je zelfbediening binnen een maand tegen een laagdrempelig abonnement. Zo creëer je een gigantisch leereffect en maak je je fabriek in één klap klaar voor de toekomst.

De nieuwe release van de Quotation Factory brengt diverse voordelen voor de gebruiker met zich mee. En er komen meer slimme toevoegingen aan. In deze nieuwsbrief lopen we alle ontwikkelingen langs.

Wat is er nieuw op het platform?

In eigen huisstijl communiceren

De focus van de Quotation Factory ligt momenteel op zelfbediening en het portaal dat dit mogelijk maakt. En dus gaan de ontwikkelingen op dit gebied hard. Een van de toevoegingen is een upgrade voor je communicatie. Je kunt namelijk de e-mails die je in het zelfbedieningsportaal stuurt naar klanten volledig voorzien van je eigen huisstijl én inhoud. We hebben een nieuwe optie ontwikkeld die ervoor zorgt dat je hiervoor heel gemakkelijk je eigen templates kunt maken. Daardoor zien uitnodigingen er niet meer zo ‘spammerig’ uit, maar strak en professioneel. Dat draagt bij aan de herkenbaarheid en het maakt je communicatie aantrekkelijk om te lezen.

Zelf bewerkingen toevoegen en verwijderen

De tweede toevoeging binnen het zelfbedieningsportaal is de mogelijkheid om te configureren welke bewerkingen je als metaalbewerker in het zelfbedieningsportaal wilt aanbieden. Welke wil je zichtbaar hebben en welke niet? Ook gebruikers van het zelfbedieningsportaal kunnen zelf bewerkingen toevoegen en verwijderen.

Altijd op de hoogte van de orderstatus

Er is nog een vernieuwing die het voor jouw klanten makkelijker maakt om in het zelfbedieningsportaal te werken. Doordat je de status van een project vanuit je ERP-systeem kunt terugkoppelen aan het platform, kunnen klanten op elk moment zien wat de precieze status is van hun order. Zo zijn ze er altijd van op de hoogte of de productie, het verpakken van het product of het transport klaar is. En dat zorgt ervoor dat klanten minder en misschien zelfs wel helemaal niet meer hoeven te bellen met vragen over de status van hun order. Dat is voor alle partijen prettig.

Integratie met ERP-software van Lantek

Ook buiten het zelfbedieningsportaal volgen de verbeteringen op het platform van de Quotation Factory elkaar in hoog tempo op. Zo bestaat er nu een integratie met de ERP-software van Lantek: Lantek Integra ERP.

Dat betekent dat je als gebruiker klantinformatie, klantsegmenten, artikelen en inkoopprijzen uit Lantek automatisch kunt synchroniseren met het platform van Quotation Factory. Zodra een project de status ‘geoffreerd’ of ‘besteld’ krijgt, wordt de Bill of Materials inclusief alle details over geschatte productietijden en materiaalbehoeften vol automatisch in Lantek verwerkt tot offertes en productieorders. Natuurlijk inclusief bijlagen zoals technische tekeningen. Vergeet het oeverloze en foutgevoelige overtikken; dit is de nieuwe en veel snellere werkelijkheid.

Eenvoudig koopdelen maken van subassemblies

Onze nieuwe release heeft nog meer te bieden. Als gebruiker van de Quotation Factory kun je nu ook eenvoudig van subassemblies koopdelen maken. Dat is handig als je moet werken met tekeningen van een product dat uit allerlei onderdelen bestaat, zoals een wiel. Met één druk op de knop kun je nu van zo’n subassembly een koopdeel maken, dat je vervolgens in één regel terugziet op de offerte.

Wat is er nu in ontwikkeling voor het platform?

Nieuwe algoritmes om restmateriaal slimmer te bepalen

We zijn vergevorderd met de ontwikkeling van gloednieuwe algoritmes voor vier soorten strategieën om restmateriaal te bepalen. Die algoritmes zijn we nu aan het testen en we passen er de back-end van het platform op aan. Het voordeel voor de gebruiker is dat je als metaalbewerker de reststukken slimmer kunt bepalen. Ook is het mogelijk om via bedrijfsregels of handmatig nog de keuze van de strategie te beïnvloeden. Uiteindelijk zorgt dat ervoor dat de materiaalprijs die je offreert nog scherper is.

Bewerkingen op subassembly-niveau calculeren

We zijn volop bezig met de mogelijkheid om bewerkingen op subassembly-niveau te calculeren. Denk daarbij aan bewerkingen zoals schroeven, lassen, poedercoaten en lakken. Deze uitbreiding is inclusief slimme oppervlakteberekening, die handig is voor allerlei vormen van bewerkingen die met oppervlaktebehandeling te maken hebben.

Flexibele Excel-export

Ook in aantocht is flexibele Excel-export. Gebruikers kunnen daarmee zelf Excel-templates maken, uploaden en vervolgens de offerte downloaden als een Excel-sheet in een template die ze zelf hebben gemaakt. Handig als je bijvoorbeeld toch nog een deel handmatig moet intikken in je ERP-systeem. Je kunt de informatie dusdanig in Excel gieten dat je het een-op-een kunt overtikken. Daarnaast is dit een manier om elektrische documenten te maken voor op de werkvloer.

Projecten kopiëren

Last but not least: de Quotation Factory introduceert binnenkort een functie die het mogelijk maakt om een project te kopiëren. En dat is handig als je offertes makkelijk wil kunnen uitbrengen voor verschillende aantallen. Bijvoorbeeld: wat is de prijs bij een aantal van één, van vijf of van honderd? Die kopieerfunctie maken we zo slim dat je als metaalbewerker eenvoudig werk kunt uitbesteden aan een andere partij die ook het platform van de Quotation Factory gebruikt.

Het is de hoogste tijd voor een update, want de Quotation Factory is volop in beweging. Waar staan we nu en waar gaan we naartoe? Wat hebben we gedaan en wat gaan we doen? En, belangrijker nog: wat betekenen die ontwikkelingen voor onze klanten in de metaalbewerkingsindustrie? In deze nieuwsbrief blikken we terug en vooral vooruit.

Internationale uitbreiding

De Quotation Factory gaat de grens over! Dit jaar zijn we begonnen met de verkoop van onze software-oplossing in nieuwe regio’s. Vooral in Duitsland en Engeland hebben we voet aan de grond gekregen. Daaruit is gebleken dat een groot deel van de daar gevestigde metaalbewerkingsbedrijven overwegend werkt met 2D-input en niet, zoals onze Nederlandse klanten, met 3D-modellen.

De markten van onze buurlanden lopen dus achter. Dat betekent dat we min of meer gedwongen zijn om ook ons 2D-support te verbeteren, hoewel dat eigenlijk niet in onze visie past. Het liefst zouden we willen dat we 2D-verwerking helemaal niet hoeven mee te nemen in onze dienstverlening, maar helaas is de markt qua digitalisering en professionaliseringsniveau nog niet ver genoeg.

We spelen er op de best mogelijke manier op in. Zo gaan we faciliteiten bouwen om uit werktekeningen waardevolle PMI-gegevens, het 2D-model en misschien zelfs het 3D-model te kunnen afleiden. Dat is niet alleen goed voor het aanboren van een nieuwe markt, maar ook voor onze huidige klanten. Zij krijgen 3D-modellen met werktekeningen in PDF-vorm bijgevoegd, waaruit ze tolerantie-info, materiaalaanduidingen en afmetingen kunnen afleiden en in offertes kunnen verwerken. 

Aanwinst voor draai- en freeswereld

Er is nog een aanwinst in aantocht. Momenteel beschikt de Quotation Factory over een goede oplossing voor metaalbewerkers die hoofdzakelijk werken met een combinatie van platen, buizen en balken en daarop een veelheid aan bewerkingen uitvoeren. We kunnen echter nog geen ondersteuning bieden voor draai- en freeswerk. Daar gaan we op korte termijn verandering in brengen.

We verwachten begin volgend jaar de eerste werkende versie van de integratie die deze ondersteuning biedt klaar te hebben. Klanten merken daar nu al voordelen van, want onze oplossing herkent draai- en freeswerk al. We kunnen alleen nog niet de features eruit halen om productieschattingen te maken. Daarom zijn we met derde partijen bezig om integraties te maken, zodat we ook de draai- en freeswereld vanaf halverwege volgend jaar volop kunnen bedienen.

Algoritmes voor oppervlaktebehandelaars

Ook voor oppervlaktebehandelaars hebben we goed nieuws. Die bedrijven stellen we in staat om op efficiënte wijze offertes van zowel subassemblies als volledige assemblies te kunnen maken. Daarvoor hebben we bepaalde algoritmes geschreven en in onze oplossing geïmplementeerd. Op korte termijn gaan we die uittesten met een select aantal fabrieken die oppervlaktebehandelingen doen. 

Snel en flexibel reststukken bepalen

Er zijn nog meer ontwikkelingen die de rest van dit jaar onze focus hebben. Om te beginnen maken we momenteel algoritmes om reststukken te bepalen. Tot nu toe was onze nesting engine niet alleen verantwoordelijk voor nesting, maar ook voor het bepalen van de reststukken. Nu gaan we de algoritmes die dat kunnen doen zelf maken.

Dat heeft grote voordelen voor onze gebruikers. Er bestaan vier strategieën om met reststukken om te gaan en dat zijn allemaal losse algoritmes. Die kunnen we straks los van het proces van nesting gaan toepassen. Dat biedt gebruikers van de Quotation Factory veel meer flexibiliteit om handmatig te bepalen welke strategie ze willen toepassen, zonder dat ze daarvoor elke keer de tijdrovende nesting engine hoeven op te starten. Niet voor niets is dit een veelgevraagde feature onder onze klanten. We verwachten dat we dit jaar nog de perfecte oplossing hebben ontwikkeld.

Verbeteringen in het zelfbedieningsportaal

Ook het zelfbedieningsportaal heeft de komende tijd onze nadrukkelijke aandacht. Belangrijk, want minimaal een derde van onze huidige klanten wil deze oplossing uiteindelijk kunnen aanbieden aan zijn eigen klanten. In de afgelopen maanden hebben we al grote verbeteringen doorgevoerd in het zelfbedieningsportaal. Er ontbreken nog twee mogelijkheden.

De eerste nieuwe optie is dat jij als metaalbewerker je zelfbedieningsklanten kunt uitnodigen in je eigen huisstijl. Wat nu nog een standaard e-mail is, kun je straks aanpassen in fabrieksspecifieke teksten. De andere verbetering is dat we het uitnodigingsproces geschikt gaan maken voor de b2c-markt. Momenteel kunnen metaalbewerkers het zelfbedieningsportaal alleen aanbieden aan klanten die in hun ERP-systeem geregistreerd zijn. Maar straks kunnen eindklanten zichzelf aanmelden en direct een offerte aanvragen. Mooie verbeteringen, al zeggen we het zelf.

Uitbestedingen en volwaardig offreren (sub)assemblees

Natuurlijk kijken we ook naar volgend jaar. Dan komt onze focus te liggen op in elk geval twee grote thema’s: uitbestedingen en het volwaardig kunnen offreren van subassemblies en assemblies. Bij het eerste thema gaat het vooral om uitbestedingen van bewerkingen die jij als metaalbewerker zelf niet doet, of bepaalde materiaalsoorten die je zelf niet verwerkt maar een partner wel. Straks zijn we in staat om die mee te nemen in onze oplossing.

Dit zal tegelijkertijd de eerste stap zijn om het platform uiteindelijk geschikt te maken voor machinebouwers. In de nabije toekomst kunnen zij via het platform van de Quotation Factory veel makkelijker samenwerken met diverse metaalbewerkingsfabrieken. En daarmee wordt het platform ook geschikt voor onze klanten die onder één merknaam meerdere fabrieken hebben: multifactories.

Schatten van leverdata

Het derde thema dat onze nadrukkelijke aandacht heeft in 2023 is de mogelijkheid om leverdata nauwkeurig te schatten. De eindklant kan straks aangeven wat zijn gewenste levertijd is en op basis van de productieplanning kun je als metaalbewerker vervolgens schatten wat de haalbare leverdatum is. Ons platform maakt het dan ook mogelijk om combinaties te maken met uitbestedingen, zodat bij het schatten van de haalbare leverdatum rekening is gehouden met de levertijden van leveranciers.

Nog meer waardevolle integraties

Last but not least: we pakken door met het ontwikkelen van waardevolle integraties. Mooie resultaten tot nu toe zijn bijvoorbeeld onze integraties met ERP- en CAM-systemen. Zo integreert ons platform naadloos met bijvoorbeeld Bystronic, Trumpf en sinds kort ook Lantech. Daarnaast bestaan er al ERP-integraties met de meest voorkomende systemen, zoals Ridder iQ, Bemet, ISAH en MKG. De integraties die eraan komen zijn te koppelen aan systemen zoals Microsoft Dynamics 365, SAP en veelvoorkomende systemen in Duitsland en Engeland.

Dankzij al deze ontwikkelingen is het platform van de Quotation Factory uitgegroeid tot veel meer dan een offertesysteem. Het verbetert niet alleen de productiviteit en kwaliteit van de verkoopafdeling van metaalbewerkers, maar vooral ook die van de afdeling werkvoorbereiding. En daarmee is het platform een enabler voor vergaande digitalisering van jouw fabriek.

Op 6 juni 2022 was oprichter en CEO van de Quotation Factory Wim Dijkgraaf te gast bij metaal connect. Hij sprak over zijn visie op een toekomstbestendige metaalbewerkingsfabriek. 

In de podcast komt Wim met praktische tips en zet hij helder uiteen wat er op korte termijn gaat veranderen. Hij beargumenteert waarom de wereld in rap tempo verandert en legt uit hoe bedrijven daarop kunnen inspelen.

Luister hier naar de hele uitzending: https://metaalconnect.transistor.fm/episodes/wim-dijkgraaf-blauwe-oceaan-strategie-metaalbewerking-4-0

De metaalbewerkingsindustrie maakt de afgelopen jaren grote veranderingen door. Deze van oudsher traditionele markt heeft te maken met noodzakelijkheid automatiseringsslagen, een tekort aan kundige medewerkers en de opkomst van grote concerns die qua prijs zeer concurrerend zijn. 

Wim Dijkgraaf, CEO en oprichter van de Quotation Factory, geeft zijn visie op de metaalbewerkings markt en komt met praktische oplossingen hoe (met name kleinere) metaalbewerkers op deze veranderingen kunnen inspelen. 

Metaalbewerkers kunnen in de huidige tijd niet zonder de expertise van technologiebedrijven. Maar het cultuurverschil tussen die twee werelden blijkt tijdens de samenwerking vaak groot, met alle negatieve gevolgen van dien. Rijst de vraag: wie moet dan de regie voeren bij digitale verandertrajecten? Een Chief Technology Officer (CTO) die beide talen spreekt kan de brug slaan. Hoe? Dat lees je in deze blog. 

Technologie is anno 2022 de backbone van metaalbewerkers. Dus of je wil of niet, ICT-vraagstukken zijn er vandaag de dag nu eenmaal. Je kunt ze maar beter zo goed mogelijk oppakken. Maar dan is een optimale samenwerking met technologiebedrijven essentieel. Hoogste tijd dus om beide werelden dichter bij elkaar te brengen.

Waarom werken ICT bedrijven anders dan metaalbewerkers?

Het cultuurverschil tussen de bedrijven in de metaalindustrie en leveranciers van ICT & technologie is te verklaren. Van oudsher hebben metaalbewerkers de houding: u vraagt, wij draaien. En zij verwachten diezelfde houding van hun ICT-leveranciers. Het is echter zeer de vraag of dat terecht is. Deze technologiebedrijven hanteren namelijk verschillende businessmodellen waarin geen plaats meer is voor het aloude ‘wie betaalt die bepaalt’. 

Een tip voor metaalbewerkers is om als je met ICT-leveranciers aan de slag gaat, proberen te begrijpen wat hun businessmodel is. Dan weet je namelijk wat je wel en niet mag verwachten. En dat bespaart een mismatch en daarmee waarschijnlijk ook een hoop verspilde energie. Daar zijn beide partijen bij gebaat. Binnen de ICT wereld kun je globaal onderscheid maken tussen 3 soorten businessmodellen: 

Licenties en urenfabriek

Een voorbeeld. Stel dat je als metaalbewerker samenwerkt met een ERP-leverancier. Die verdient zijn brood voor een deel met licenties en voor een heel groot deel met consultancy. De urenfabriek van dit bedrijf is dus cruciaal voor zijn omzet. De capaciteit is echter beperkt, waardoor de consultants strak ingepland moeten worden. 

Voor jou als metaalbewerker houdt dat in dat je in een wachtrij komt te staan. En dan wil de ERP-leverancier het liefst ook nog dat je al je vragen bundelt, zodat dat bedrijf de consultant zo kan plannen dat hij de volledige lijst met vragen afwerkt. 

Software as is: abonnementen en licenties

Dan is er nog een ander type leverancier. Die moet het hebben van abonnementen en/of licenties. Kortweg: deze partij levert software as is en wil software alleen aanpassen als het grootste deel van de gebruikers daar profijt van heeft. Dus ook al lijkt het voor jou als metaalbewerker een heel eenvoudig op te lossen vraag, als het niet in het concept van het ‘standaardproduct’ past zal de leverancier er niets mee doen of dat uitstellen. 

Maatwerkbouwers

De derde en laatste categorie zijn de maatwerkbouwers; de ICT-leveranciers die nieuwe software maken, volledig passend bij de behoefte van de klant. Daarbij gaat het erom dat jij als klant heel duidelijk en helder moet zijn in wat je wenst, in je requirements. 

Leveranciers die maatwerkoplossingen ontwikkelen zijn gebaat bij langer lopende trajecten, complexere vraagstukken dus, omdat ze daarmee continuïteit in hun businessmodel krijgen. Met zo’n partij heeft het dus weinig zin een onderhoudscontract af te spreken. Het doen van kleine aanpassingen is voor dit type softwarebedrijven een grote moeite en dus helemaal niet rendabel. 

Zelf de regie voeren bij ICT-verandertrajecten binnen de metaalbewerkingsindustrie

Minstens zo belangrijk is het om als metaalbewerker bij ICT-verandertrajecten zelf de regie te voeren. Dit heeft een aantal redenen. Ten eerste: vraag je eens af wat er gebeurt als je níet zelf de regie voert. Je vertrouwt de leverancier op zijn blauwe ogen en hoopt dat het allemaal goedkomt. Er zijn echter maar heel weinig situaties waarin je dit kunt doen. Bijvoorbeeld als het alleen maar gaat om één heel specifieke ICT-oplossing. Bijvoorbeeld bij een nieuw tekenpakket, waarbij verder geen andere partijen betrokken zijn. Dan is het een kwestie van installeren en ermee leren werken. Het raakt verder weinig andere systemen. 

Maar op het moment dat je in je ICT-landschap iets moet veranderen waarbij meerdere leveranciers betrokken raken, dan kun je er niet meer op vertrouwen dat zij constructief met elkaar gaan samenwerken. Laten we eerlijk zijn, het zijn en blijven meestal concurrenten van elkaar. Straks zijn die ICT-bedrijven met elkaar onderweg en komen ze er onderling niet meer uit. Dat risico bestaat. Ziedaar de reden waarom je in een verandertraject beter zelf de regie kunt voeren. Dat kun je op een aantal manieren doen:

1. Huur een externe projectmanager in die de regie voert over automatiseringsprojecten

Hoe dan? Dat is een terechte vraag. Want opvallend veel metaalbewerkers hebben zo’n regierol helemaal niet in huis. Een oplossing zou kunnen zijn dat je een externe projectmanager voor die opdracht aantrekt. Het voordeel daarvan is dat iemand de regie voert en dat de slagingskans van het project toeneemt. 

Het nadeel is dat veel kennis die tijdens het verandertraject wordt opgedaan bij de externe projectleider komt te liggen. Hoe het werkt, welke software aan elkaar is geknoopt, noem het maar op. Als het project is afgerond ben je die kennis kwijt. Dat wil je niet, want projecten zijn nooit helemaal klaar. Ze vergen altijd onderhoud en vernieuwing en dan komt er altijd van alles aan het licht. Dus het is bepaald niet zo je de kennis niet meer nodig hebt als een project ‘klaar’ is. 

2. Maak gebruik van een (CFO) Chief Finance Officer

Sommige metaalbewerkers kiezen voor een andere oplossing. Zij nemen een Chief Finance Officer (CFO) aan. Deze financiële specialist krijgt dan als regievoerder ook de ICT-projecten op zijn bordje. Maar deze CFO is over het algemeen iemand met een achtergrond in accountancy. 

ICT is een heel andere wereld. Met als gevolg dat de CFO vooral als een accountant de regie voert. Niet wenselijk, want met een accountant praten over te nemen technische beslissingen wordt al snel een heel lastig gesprek. Hij begrijpt domweg de materie niet voldoende.    

3. Neem een (CTO) Chief Technology Officer aan

Wie zou dan de regie moeten voeren? Je hoeft niet ver te zoeken. De functie die dit probleem oplost bestaat namelijk al: Chief Technology Officer (CTO). In diverse branches is deze rol al een succes, maar nog niet in de metaalindustrie. En dat is frappant, want het grootste deel van deze business draait op technologie. 

Wat doet een CTO precies?

Veel metaalbewerkingsbedrijven weten niet precies wat een CTO doet. Om dat goed in kaart te brengen delen we zijn wereld op in kwadranten. Op de ene as staan ‘veranderbedrijf’ en ‘continubedrijf’, op de andere ‘strategisch’ en ‘operationeel’. Dat is wat allemaal onder de verantwoordelijkheid van de CTO valt. 

Continubedrijf 

Wat houden die verschillende onderdelen precies in? Om met de eerste as te beginnen: continubedrijf omvat alles wat ervoor zorgt dat de onderneming digitaal probleemloos werkt en blijft doordraaien. Denk aan security, het oplossen van bugs en het zorgdragen voor voldoende verwerkingscapaciteit. Geen grote veranderingen dus, maar het continu in de lucht houden van de gehele digitale infrastructuur. En ook: continu werken aan verbeteren. Japanners kennen dit fenomeen als ‘kaizen’: veranderen naar beter. Wat je noemt een vooruitstrevende opdracht voor de CTO. 

Veranderbedrijf

Het veranderbedrijf behelst veel grotere verandervraagstukken, waarbij je als CTO goed moet nadenken hoe je de vernieuwing in de bestaande organisatie gaat implementeren. Een ander ERP-systeem, bijvoorbeeld. Dit gaat om vraagstukken die je eerst projectmatig moet oplossen, om je vervolgens te buigen over de vraag hoe je de verandering een blijvend onderdeel maakt van het continubedrijf. 

Strategisch

Komen we bij de kwadranten strategisch en operationeel. Een CTO moet weten wat in de markt speelt, waar het bedrijf naartoe wil en hij moet een vertaalslag maken van de veranderende omgeving en de bedrijfsdoelstellingen naar hoe technologie daaraan kan bijdragen. Dan ontstaat er een technology roadmap: een tijdspad dat aangeeft wanneer je welke systemen en machines bouwt of aanschaft én welke bedrijfsdoelstellingen je daarmee zou moeten bereiken. Daaruit komt een projectenkalender voort. 

Operationeel

De juiste ICT-leveranciers en partners selecteren is ook onderdeel van de activiteiten van de CTO. Dit zijn typische make-or-buy-decisions. Vooraf gaat het dan om het vraagstuk: gaan we de oplossing zelf ontwikkelen of gaan we het in de markt kopen en outsourcen?

Dit is in een notendop het takenpakket van de CTO. En daarmee kan hij de zo welkome brug slaan tussen de wereld van metaalbewerkers en die van technologiebedrijven. Tijd om te beschouwen en naar je eigen organisatie te kijken. Ervaar jij veel gedoe met ICT-leveranciers? En heb je te weinig mensen in je organisatie met affiniteit en passie voor technologie? Dan heb je het punt bereikt dat je er wellicht goed aan doet om een CTO-functie aan je bedrijf toe te voegen. 

De CTO, digitalisering, smart factory en industry 4.0

Digitalisering, smart factory, industrie 4.0: het zijn grote thema’s in de metaalindustrie, maar ze komen bij de meeste bedrijven maar mondjesmaat van de grond. Om over het gebrek aan rendement nog maar te zwijgen. Het is heel goed mogelijk dat het ontbreken van de CTO-functie daar een van de grootste oorzaken van is. De consequentie? Deze metaalbewerkers slaan nog geen deuk in een pakje ICT-boter. De affiniteit met de technologie is ver te zoeken. 

Gelukkig is daar de CTO. Die sterk is in het concretiseren van de visie en het bepalen van de strategie. Die in staat is om bij ICT-verandertrajecten de regie te voeren en te delegeren, de juiste partners en leveranciers te contracteren en prioriteiten te stellen. De CTO laat zich niet leiden door de waan van de dag. Bovenal brengt hij twee werelden bij elkaar met goede samenwerking als resultaat. Onoverbrugbaar cultuurverschil? Maak plaats voor de CTO als regievoerder en hij bewijst het tegendeel. 

Nog te vaak slokt het offerteproces binnen de metaalindustrie kostbare tijd van ondernemers op. Die werken daardoor meer ín dan áán hun metaalbewerkingsbedrijf. En dat is zonde. Sterker nog, het is een rem op de vooruitgang. Herkenbaar? Blijf lezen, want het kan anders. Een geautomatiseerd offerteproces geeft jou als ondernemer de tijd om je bedrijf verder te brengen. 

Het is een veelvoorkomend dilemma. Je wil als ondernemer graag minder tijd besteden aan het maken van offertes, maar de aanzienlijke investering in tijd en geld in een extra calculator houdt je tegen. Wellicht is je budget niet toereikend of je ziet ertegenop om veel energie te steken in het klaarstomen van de nieuwe kracht. Het is nu eenmaal zo dat de aanwinst tijd nodig heeft om op het gewenste niveau te komen. Essentieel, want wie zijn prijs verkeerd inschat kan dat weleens ten koste zien gaan van veel rendement. 

Niet verwonderlijk dus dat het een spannende stap is om het offerteproces uit handen te geven. De consequentie daarvan is dat je als directeur een fors deel van je tijd met offertes bezig bent. Geheid dat je af en toe ook nog wat problemen op de werkvloer moet oplossen. Afstand nemen van je bedrijf om er vanuit uitgezoomd perspectief naar te kijken én aan te werken? Op deze manier kun je dat wel vergeten. Je werkt vooral ín je bedrijf.

Aan je bedrijf werken is cruciaal voor verdere groei

Aan je bedrijf werken is cruciaal voor verdere groei van je onderneming. Je zou bijvoorbeeld de marketing van je bedrijf kunnen verbeteren. Je zou ook nieuwe ontwikkelingen in de markt kunnen toepassen binnen je fabriek, zoals machines en software toepassen die processen optimaliseren. 

Kaizen is het Japanse woord voor veranderen naar beter. 

Daarnaast zou je ook veel meer toekomstgericht kunnen ondernemen. Hoe gaat de markt de komende jaren veranderen en welke strategie kan ik met het oog daarop uitstippelen? En je zou continu kunnen blijven werken aan het maken van verbeterslagen in je organisatie. Kaizen, heet dat in het Japans: ‘Veranderen naar beter’. 

Dus in plaats van dat je geleefd wordt door de waan van de dag, en je bedrijf maar blijft doorrollen zoals het altijd deed, kun je als je áán je bedrijf gaat werken veel meer progressie boeken. Bovendien heb je dan ook meer tijd voor je klant en kun je je beter inleven in wat er in zijn wereld speelt, om daar vervolgens je propositie op aan te passen. Tel uit je winst. 

Automatiseer je offerteproces om tijd te besparen

Goed en wel beschouwd is ín je bedrijf werken een rem op de vooruitgang van je organisatie. Gelukkig bestaat er wel degelijk een mogelijkheid om die rem eraf te halen en meer ruimte te creëren om áán je bedrijf te werken. Automatiseer je offerteproces en je wint zeeën van tijd. 

Er is één grote maar: het offerteproces automatiseren is complex en tijdrovend. Tenminste, als je dat zelf wil doen. Want dan moet je algauw ingewikkelde excelsheets maken. Of je moet ERP- en CAM-systemen aan elkaar koppelen. Veel gedoe. 

Besteed acht keer minder tijd aan offertes.

Maar wat nou als je op basis van een laagdrempelig abonnement binnen drie weken je offerteproces geautomatiseerd kunt hebben? Bijna te mooi om waar te zijn, maar het is dankzij de Quotation Factory echt mogelijk. En de resultaten die dit platform oplevert zijn nog mooier. 

De praktijk heeft geleerd dat je minimaal acht keer minder tijd hoeft te besteden aan het maken van offertes. Dus in plaats van dat je de hele dag aan het offreren bent, neemt dat werk nog slechts een uurtje in beslag. De tijdswinst is enorm. 

Zelfbedieningsportaal voor klanten om zelf offertes te maken

Het wordt nog beter. Zodra je je offerteproces hebt geautomatiseerd kun je zelf een zelfbedieningsportaal openen op je website. Vervolgens kun je alle klanten, die doorgaans geen heel complexe aanvragen doen, daarin zelf de offertes laten maken. 

Voor de meeste metaalbewerkingsfabrieken geldt dat minimaal vijftig procent van hun klanten daarvoor geschikt is, zo wijst de praktijk uit. Er zijn zelfs voorbeelden van bedrijven die ruim 75 procent van hun klanten automatisch laten offreren. 

Ga weer ondernemen en doe daarmee wat je het beste kunt

Ervaar dan maar eens hoeveel tijd je kunt bespaart als ondernemer — en wat daarvan de waarde is. Door deze stap te zetten kun je eindelijk áán je bedrijf gaan werken. Automatisch offreren heeft natuurlijk zijn prijs, maar daar kun je ook anders naar kijken. Het is een simpele return on investment-som: voor de prijs die je normaal kwijt bent aan een halve fulltime (0,5 fte) calculator, heb je je offerteproces volledig geautomatiseerd, inclusief een zelfbedieningsportaal voor klanten. Je zult het meteen merken: als directeur kun je eindelijk weer doen wat je het beste kunt: ondernemen in plaats van metaalbewerkings offertes maken.

Op zoek naar calculators en werkvoorbereiders in de metaalindustrie? Vrijwel onbegonnen werk. Het aantal vacatures is groot en dan staan ze ook nog opvallend lang open. Ondertussen houdt dat de verdere groei van veel metaalbewerkers tegen. Maar het kan dankzij nieuwe technologie ook anders. Een geautomatiseerd offerteplatform is de oplossing. Te mooi om waar te zijn? Leze deze blog maar. 

Het is een bekend probleem voor veel metaalbewerkers. Dankzij investeringen in meer machines en diversere bewerkingen, kan de offerte afdeling het niet meer bolwerken om alle aanvragen snel en accuraat te behandelen. De oorzaak laat zich raden: er is een dringend tekort aan calculators en werkvoorbereiders. 

En dat in een markt waarin klanten het steeds belangrijker vinden om prijzen, voorwaarden en levertijden direct te kunnen inzien, zodat ze vervolgens snel kunnen beslissen om te bestellen. Dat gewenste tempo is op dit moment voor veel metaalbewerkingsbedrijven een utopie. 

Het is zoeken naar een speld in een hooiberg als het gaat om gekwalificeerde calculators en werkvoorbereiders.

Door het tekort aan calculators en werkvoorbereiders moet de vragende partij dagen of soms wel weken wachten op een offerte. Aan de andere kant is het voor de leverende partij de bottleneck voor verdere groei.

Dan kun je als metaalbewerker met maximale inzet gaan speuren naar versterking van je team, maar daar wordt niemand vrolijk van. Er is haast niet te komen aan calculators en werkvoorbereiders die voldoen aan de gestelde eisen. Mbo+- of hbo-niveau en als het even kan met jaren ervaring op de teller. Het is zoeken naar een speld in een hooiberg. 

Frustraties bij jongere generaties calculators en werkvoorbereiders zorgt voor leegloop

Gaat het hier om een uitstervend ras? Er is in elk geval veel natuurlijk verloop binnen bedrijven, want op de calculatieafdeling van metaalbewerkers zijn vaak ervaren professionals actief. En die gaan een keer met pensioen. Als er al jongere calculators en werkvoorbereiders in het team zitten, dan is het een moeilijke opgave om die te behouden. De vraag is hoe dat kan. 

Het antwoord ligt in de praktijk. Exponenten van de jongere generaties in het vakgebied zijn, zo blijkt uit een rondvraag, vooral gefrustreerd dat ze niet de tools hebben om hun werk goed te doen. Ze voelen zich typegeiten omdat ze de hele dag door informatie van systemen moeten overtikken. Deze talenten zijn hoogopgeleid, maar doen zeventig procent van de tijd niet meer dan productie van achter hun toetsenbord. Dat vinden ze – en is – zonde van hun capaciteiten. 

Technologie als oplossing voor het tekort aan calculators en werkvoorbereiders

Je zou kunnen denken dat het tekort aan calculators en werkvoorbereiders binnen de metaalbewerkingsindustrie een onoplosbare problematiek is. Zoals wel vaker biedt de technologie hier de oplossing. De Quotation Factory staat voor een geautomatiseerd offerteproces tussen aanvrager en producent. Wie het platform gebruikt geniet daardoor van diverse voordelen die het tekort aan calculators en werkvoorbereiders tenietdoen. 

Om te beginnen maakt dit digitale offerteplatform calculators met minimaal de factor vijf productiever. Waarom? Omdat calculators het vele tellen en turven dat ze normaal moeten doen kunnen overlaten aan de software van de Quotation Factory die dit automatisch doet op basis van intelligente herkenning.  

Volautomatisch calculeren voorkomt onnodig en foutgevoelig typewerk

Dan is het ook zo dat deze software metaalbewerkers in staat stelt om tachtig procent van de producten met een wat eenvoudiger karakter volautomatisch te calculeren. Daar hoef je als mens dus helemaal niet naar om te kijken. 

Nog een cruciale pré: al het typewerk, de data entry van Excel sheets naar ERP-systemen, komt volledig te vervallen. Omdat er binnen de Quotation Factory geautomatiseerde koppelingen bestaan tussen ERP- en CAM-systemen. Dat betekent dat een calculator zijn tijd alleen nog maar hoeft te besteden aan de twintig procent complexere aanvragen. 

Daardoor kan hij gewoon weer zijn hbo-niveau volledig benutten, daarbij ook nog geholpen door een voor zijn werk totaal gespecialiseerd hulpmiddel dat eenvoudig en snel te gebruiken is. Het maakt het werk van een calculator in een klap interessant en voldoende sexy voor de jongere generatie – ziedaar de oplossing voor eventueel personeelsverloop. 

Alle kennis en ervaring voor iedereen en altijd beschikbaar

Er is nog een ander scenario waarin het platform van de Quotation Factory van grote meerwaarde is. Stel dat je calculators op leeftijd zijn. Ook al zou je dan met heel veel pijn en moeite nieuwe mensen vinden, dan nog is het een hele uitdaging om al die kennis en ervaring van je calculators van het eerste uur over te brengen op de jonge opvolgers. 

Op het moment dat je het geautomatiseerde offerteplatform gebruikt, dan is de eerste stap dat je die bestaande kennis en ervaring onderbrengt in het systeem. Die verpak je in schattingen, formules en algoritmes. En dan hoef je de nieuwe generatie alleen nog maar te trainen om de twintig procent aan ingewikkeldere aanvragen te verwerken. 

Nooit meer inconsistente offertes

De angst dat offertes inconsistent worden verdwijnt als sneeuw onder de zon. Sterker nog: het maakt niet uit wie de offerte maakt. Of het nu de oude of jonge generatie is: er komen altijd dezelfde uitkomsten uit. 

Bijkomend positief gevolg is dat een deel van het werk van de calculator gaat bestaan uit het verbeteren van schattingsalgoritmes, door voor- en nacalculaties met elkaar te vergelijken. Dit is een activiteit waar de calculatieafdeling van oudsher niet aan toekomt, maar die wel heel belangrijk is. Alles wat je verkeerd schat kost je immers rendement; je bent of te duur of te goedkoop. 

Automatisch offreren via zelfbedieningsportaal

Dan is er tot slot nog een groot voordeel van werken met een volledig geautomatiseerde offerteproces. Als gezegd willen klanten prijzen, voorraden en levertijden direct inzichtelijk hebben. Daar bedoelen ze eigenlijk nu mee. Een gangbare manier om dat te faciliteren is een zelfbedieningsportaal. Dat portaal kan alleen maar direct de gewenste informatie leveren als je het offerteproces geheel geautomatiseerd hebt. Dankzij het systeem van de Quotation Factory ben je daar vanaf dag één mee bezig. En dan kom je er dus heel snel achter welke klanten dermate eenvoudige aanvragen doen dat je die volledig automatisch kunt offreren. 

Dit maakt dat je als metaalbewerker heel duidelijk inzicht krijgt in hoeveel procent van je aanvragen je automatisch kunt offreren. Als dat percentage hoog genoeg is, kan het heel interessant zijn klanten zelfbedieningsportalen aan te bieden. Voor hen betekent dat meer service, want ze hebben direct inzage in prijzen en levertijden. Bovendien ontlast je je calculatieafdeling, waardoor die nog meer tijd heeft voor de ingewikkelde offertes. Win-winsituatie. 

Kortom: het is zeer de vraag of een ouderwets middel als een vacature de juiste oplossing is voor het tekort aan calculators en werkvoorbereiders. De technologie is al mijlen verder en biedt het ideale alternatief: een volledig geautomatiseerd offerteplatform. 

Kiezen voor een zelfbedieningsportaal loont, zeker voor metaalbewerkers met klanten die relatief eenvoudige producten aanvragen. Wat het oplevert? Minder druk op de eigen salesafdeling, meer gemak voor je klanten. Er is één grote maar: het zelf ontwikkelen van een zelfbedieningsportaal brengt grote uitdagingen met zich mee. Gun jezelf een zorgeloos alternatief en kies voor een SaaS-oplossing. Deze blog legt je uit waarom dat de beste keuze is. 

Gemak dient de mens. Dit aloude adagium geldt ook voor gebruiksvriendelijke zelfbedieningsportalen in de metaalindustrie. Want die zorgen ervoor dat je klanten op elk moment van de dag en de hele week door offertes kunnen aanvragen. Daarbij hoeven ze alleen maar het materiaal en de aantallen te selecteren. Vervolgens hebben ze meteen inzicht in de prijzen en kunnen ze, eventueel na vergelijking met de tarieven van andere leveranciers, direct besluiten of ze er een order van willen maken. 

Dit kost klanten minder tijd dan het opstellen van een aanvraag via e-mail. Ze hoeven de informatie alleen maar in het zelfbedieningsportaal te gieten. Daarnaast hebben je klanten een grotere zekerheid dat de aanvraag goed verwerkt wordt. De salesafdeling van de fabriek kan namelijk geen fouten maakt. De klant doet immers zelf zijn aanvraag en is daarmee in controle over de informatie en het proces. 

Gemakkelijk en snel een metaalbewerkings offerte

Deze voordelen gelden nog sterker als het gaat om klanten met inkopers van een jongere generatie. Die hebben namelijk niet zoveel behoefte aan telefoongesprekken en warm contact. Ze willen standaard werkzaamheden eenvoudig, snel en digitaal kunnen regelen. 

Combineer dit met een gevulde klantenportefeuille die vooral bestaat uit klanten die relatief eenvoudige producten aanvragen en een zelfbedieningsportaal kan je omzet als metaalbewerker maar liefst verdrievoudigen. En het mooie is dat je aan al die offertes nauwelijks aandacht hoeft te besteden. Dat betekent dus een mindere belasting van je salesafdeling. 

Meer lucht voor calculatoren en verkopers

Er zijn meer redenen die het heel aantrekkelijk maken om als metaalbewerker voor een zelfbedieningsportaal te kiezen. Bijvoorbeeld als je klanten hebt die zelf engineeren. Dat betekent dat zij veelvuldig ontwerpbesluiten moeten nemen. De prijsvraagstukken die daarbij horen komen allemaal langs jouw salesafdeling. 

Dit kost je veel tijd en levert je nauwelijks iets op. Als je je eigen engineers en die van je klant toegang geeft tot een zelfbedieningsportaal, zodat zij daar zelf mee kunnen werken, ontstaat er meer lucht voor je calculatoren en verkopers.

Zelfbedieningsportal als extra verkoopkanalen

Nog een pre van zelfbediening is dat je het naast de telefoon en e-mail, kunt zien als een extra verkoopkanaal. En wat voor één. Het is namelijk de basis voor het inzetten van meerdere kanalen (omnichannel strategie), waarlangs je op allerlei (digitale) manieren offerte-aanvragen kunt ontvangen. 

Bijvoorbeeld een marktplaats waarop je je zelfbedieningsproces aansluit. Of ERP-systemen van heel belangrijke klanten, zodat je aanvragen rechtstreeks vanuit hun systemen kunt ontvangen. En natuurlijk de aanvragen die via het SCSN-netwerk (Smart Connected Supplier Network) kunt ontvangen en verwerken .

Voor jou als ontvangende metaalbewerker verandert er in essentie niets. Eronder ligt namelijk hetzelfde geautomatiseerde offerte proces. Dat wil zeggen: dezelfde IT-faciliteiten die nodig zijn om schattingen te maken van alles wat nodig is om een offerte op te stellen. Het gaat om een krachtige en veelzijdige verruiming van je mogelijkheden. Op het moment dat je kiest voor een zelfbedieningsportaal, opent dat ingangen om veel meer verkoopkanalen in te zetten. 

De uitdagingen van een zelfbedieningsportaal binnen de metaalbewerkingsindustrie

En zo vormt de komst van een zelfbedieningsportaal op allerlei manieren een uitbreiding op het businessmodel dat je als metaalbewerker hebt. Maar dat gaat niet vanzelf. Er zijn belangrijke uitdagingen waarvoor je komt te staan als je zelf een zelfbedieningsportaal gaat ontwikkelen en onderhouden. Of beter gezegd: problemen. En die maken het complex.  

Automatisering van het offerte proces

De eerste uitdaging is technisch van aard. Veel bedrijven offreren op basis van excel-sheets, CAD-viewers, CAM-systemen en ERP-offertemodules. Die draaien op computers binnen hun eigen fabrieksmuren (on-premise), terwijl de website met het zelfbedieningsportaal in de cloud actief is. Daardoor rijst de vraag hoe je die op elkaar aangesloten krijgt. 

Een ingewikkelde exercitie. Als je met excel-sheets werkt, houdt dat in dat je medewerkers zelf veel besluiten nemen. Dan zul je dus eerst moeten gaan automatiseren, voordat je beschikt over een automatisch offerteproces dat je kunt aansluiten op je webportaal. 

Daarnaast is het zo dat jouw calculators en werkvoorbereiders vaak lokale CAD/CAM-systemen gebruiken om schattingen van productietijden te maken en om de maakbaarheid te bepalen. Die bedienen ze meestal handmatig. Ook dat zul je dus allemaal moeten automatiseren als je een zelfbedieningsportaal wil aansluiten. 

De mogelijke (over)belasting van bestaande systemen

Het tweede probleem is schaalbaarheid. Op het moment dat je zelfbediening gaat inzetten voor je klanten, kan het zijn dat heel veel gebruikers tegelijk gebruikmaken van jouw webportaal. Dat is andere koek dan de pakweg twee tot vijf calculators binnen je eigen organisatie die op de vertrouwde manier aan het offreren zijn met de beschikbare tools. 

Het is zeer de vraag of de aan elkaar gekoppelde systemen die in jouw fabriek draaien die belasting aankunnen. Voor je het weet moet je nadenken over de aanschaf van meer licenties van CAD/CAM-systemen die gelijktijdig kunnen draaien. En hoe laat je die dan parallel samenwerken om de belasting te verdelen?

Het proces blijvend monitoren en optimaliseren

Dan is er nog een ander euvel dat zich al snel aandient. Stel dat je alle systemen aan elkaar hebt kunnen knopen en het zelfbedieningsportaal is eindelijk in de lucht. Dan zitten er al snel een, twee, misschien zelfs wel drie mensen de hele dag door naar monitoren te kijken of er ergens in het proces iets fout gaat. En dat gebeurt regelmatig, bijvoorbeeld omdat tekenfouten van je klanten ervoor zorgen dat je CAD/CAM-systemen er niks mee kunnen. Of dat een koppeling tussen systemen hapert.

Bovendien kunnen je klanten met zo’n grote diversiteit tekenen en ontwerpen dat diezelfde CAD/CAM-systemen er regelmatig last van hebben. Dat moeten jouw mensen continu handmatig verhelpen. Zij zijn dus de hele dag door brandjes aan het blussen. En dat is hartstikke duur. 

Daarbij komt dat CAD/CAM-systemen niet met deze visie zijn ontwikkeld en dat de koppelingen tussen de systemen vaak niet robuust gemaakt zijn. Als er wat fout gaat, schopt dat het offerteproces in de war. En dan moet je handmatig ingrijpen om het proces weer op gang te krijgen. Dat is veel gedoe en kost tijd. Bovendien vergt het voortdurend sleutelen en verfijnen.

Afstemming met alle softwareleveranciers

De problemen stapelen zich op. Want als je je zelfbedieningsportaal wil verbinden met de systemen in je fabriek zodat je automatisch kunt offreren, heb je met een veelheid aan softwareleveranciers te maken. Dat zorgt ervoor dat de ontwikkeling van het portaal heel stroperig verloopt. Je moet immers met veel partijen schakelen om er een geheel van te maken. Wil je een wijziging doorvoeren? Ook dan zul je in veel gevallen moeten schakelen met al die partijen. Meestal hebben ze niet direct tijd en wordt het plannen en afstemmen een hoop gedoe.

Vaak ben je ook nog afhankelijk van de partijen die de software hebben gemaakt, zoals de ERP- of CAD-systemen. Je kunt nog zulke inventieve ideeën hebben voor nieuwe features in je portaal, de vraag is of de geïntegreerde systemen het wel kunnen. 

Een voorbeeld: Als je in je zelfbedieningsportaal maakbaarheidsanalyses wil uitvoeren – je wil immers geen offertes maken voor dingen die je nìet kunt – ben je afhankelijk van systemen in je offerteproces en of ze zulke analyses kunnen uitvoeren. Grote kans dat je er je afdeling werkvoorbereiding bij nodig hebt, waardoor je dus toch weer afhankelijk bent van mensen die maakbaarheidschecks doen. In dat geval is het bedrijfsproces nog helemaal niet geschikt voor een zelfbedieningsportaal. 

Hoge investeringskosten

Tenslotte heb je te maken met de vele kostbare tijd die nodig is én het risico dat het met zich meebrengt om een zelfbedieningsportaal te laten ontwikkelen. Het is zo complex, dat je algauw een tot twee jaar doorlooptijd nodig hebt. Het feit dat je zolang moet wachten voordat je portaal kan renderen, maakt dat je ook de kosten van ‘het niet hebben’ moet overwegen. En bovendien is het lastig om de IT-partijen die dit soort beloftes kunnen waarmaken te vinden, want dit zijn ICT projecten met een hoog risicoprofiel.  

Al dit soort factoren maakt dat het ontwikkelen van een zelfbedieningsportaal al snel honderdduizenden euro’s kost. En dan vergt het ook nog eens twee of meer fte’s om alles dagelijks te beheren en aan de praat te houden. Wat je dan hebt voor dat geld en die tijdsinvestering is een minimale variant waar je ook nog jaren aan blijft sleutelen. Daarbij kan de prijs ook nog weleens verdubbelen of sterker nog: verdrie- of zelfs verviervoudigen…

Het alternatief voor een zelf ontwikkelt klantenportaal

Het lijkt onbegonnen werk om een klantenportaal in de lucht te krijgen, ware het niet dat de oplossing al bestaat. De Quotation Factory biedt zelfbedieningsportalen voor de metaalbewerkingsindustrie als een dienst. Namelijk Software as a Service (SaaS), die haar klanten totaal kan ontzorgen. Dit cloud native platform is gebouwd voor de cloud. Dat wil zeggen dat het vanaf het eerste moment bedacht is met schaalbaarheid, robuustheid en veiligheid voor ogen. De features zijn daarbij zo uitgebreid dat het nagenoeg onmogelijk is om daar met je eigen project tegen op te boxen. 

Alle klanten hebben profijt van een lerend platform

Vergeet de fte’s die je beschikbaar zou moeten stellen om te monitoren wat er fout gaat. Weg met dat gedoe. De Quotation Factory draagt de verantwoordelijkheid voor het nakomen van de servicelevels, zoals de beschikbaarheid. 

Verdwenen zijn de zorgen over verstoringen door de kwaliteit van de tekeningen. Want er gaat zo’n enorm volume aan tekeningen door het platform van de Quotation Factory, dat zij de problemen die ontstaan voor alle tekenvarianten slechts eenmaal hoeft op te lossen. Alle klanten waarvan het zelfbedieningsportaal draait op dit platform hebben daar profijt van. Het platform leert namelijk van alle klanten die tekeningen uploaden om te offreren. Kortom: je lift mee met de oplossingen voor de ander.  

Veiligheid, betrouwbaarheid en bedrijfszekerheid gegarandeerd

Tot slot is de oplossing van de Quotation Factory zo ingericht dat de infrastructuur ervan in staat is om te communiceren met ERP- en CAD/CAM-systemen. Veiligheid, betrouwbaarheid en bedrijfszekerheid zijn daarbij gegarandeerd. Ongeacht om welke koppeling met welk systeem in jouw fabriek het ook gaat. 

Het bieden van deze oplossing en daarmee het tackelen van alle hiervoor genoemde problemen is de core business van de Quotation Factory. Dát maakt het verschil voor jou als metaalbewerker en jouw klanten. Jij richt je op jouw core business, de Quotation Factory op haar core business. Software as a Service dus.

Conclusie van dit verhaal? Kies vooral voor een zelfbedieningsportaal, want dat loont. Maar wie het wiel zelf wil uitvinden, komt van een koude kermis thuis. Zeker nu de doorontwikkelde SaaS-oplossingen er zijn en het de core business is geworden van gespecialiseerde IT-bedrijven, moet je je hardop afvragen of uitbesteden niet de meest verstandige optie is. Al helemaal omdat je concurrenten nu ook heel makkelijk en snel over een zelfbedieningsportaal kunnen beschikken, zonder alle oplopende kosten en kopzorgen.

Tien jaar terug was de markt van metaalbewerkers nog dusdanig dat je een relatief eenvoudig portaal zelf kon bedenken en tegen beperkte kosten kon laten bouwen. Dit kon door op een slimme manier je CAM systemen te koppelen met je ERP systeem. In Nederland staan De Cromvoirtse en Suplacon bekent als pioniers op het gebied van dergelijke zelfbedieningsportalen.

Daarna zag 247 TailorSteel de mogelijkheid haar voorgangers vergaand te overtreffen door het zelfbedieningsconcept veel slimmer te maken. Alleen door zelf de software te ontwikkelen (Sophia) en niet afhankelijk te zijn van de beperkingen van bestaande ERP en CAM systemen, kwam de kwaliteit van zelfbediening op ongekende hoogte. 

Maar 247 TailorSteel ging nog een flinke stap verder dan haar voorgangers. Namelijk het hele concept inrichten op gemak, snelheid en betrouwbaarheid. Dan wordt ineens de beste prijs minder belangrijk want het service niveau maakt dat je als klant altijd weet waar je aan toe bent.

Als je dat eenmaal succesvol hebt staan is alleen nog transport de beperkende factor want buiten een straal van 200km leveren is onhaalbaar. Maar met voldoende kapitaal rol je het concept meermaals uit op strategisch slim gekozen locaties en je hebt een schaalbaar business model dat disruptief is wegens het herhaalbare succes.

Het nieuwe label OnOrder van VDL

Interessant nu is dat VDL kort geleden haar nieuwe label heeft gelanceerd onder de naam OnOrder. Een zelfbedieningsconcept dat nog erg in haar kinderschoenen staat en nog maar nauwelijks in de buurt komt van wat De Cromvoirtse en Suplacon al ruim een decennium kunnen. Maar toch, een belangrijke eerste stap en een duidelijk bewijs van de strategie die ze in proberen te slaan. Namelijk … nee, eerst nog het volgende… 

Je moet weten dat ik in de begin fase van mijn startup, persoonlijk een aantal keren bij VDL op bezoek ben geweest. Zelfs ben ik door een grote en gerenommeerde consultancy firma uitgebreid geïnterviewd over mijn visie op dit vlak. Pas later kwam ik er zijdelings achter dat ook dat door VDL was georganiseerd.

Het interessante aan deze casus is dat VDL dit (denk ik) vanuit een andere strategie kan gaan aanvliegen. Zij heeft namelijk met haar veelheid aan fabrieken de mogelijkheid om de klantervaring waar te maken zoals je dat hebt bij www.booking.com. Via 1 portaal heb je als klant de beschikking over een onbeperkte hoeveelheid van hotels, huisjes, kamers e.d.

De beschikbare capaciteit is zowat oneindig. En dat is precies hetgeen waar VDL zich wellicht op zou willen richten. 1 ingang voor klanten met daarachter een slim platform met nagenoeg onbeperkte capaciteit EN capabilities (mogelijkheden). 

Een ding is zeker, de volgende stap in het onderscheidend vermogen tussen metaalbewerkers is diversiteit, naast gemak, snelheid en betrouwbaarheid. Diversiteit in specialistische bewerkingen. Een platform dat nagenoeg alles aan kan. Plaatwerk (dik en dun), buizen en kokers, draai- en freesdelen, montage, lassen, noem het maar op. Werkverdeling over alle VDL fabrieken die logistiek gezien ook nog eens dicht genoeg bij elkaar liggen.

Als het VDL lukt dit hele proces vergaand te digitaliseren dan is deze ambitie zeker haalbaar. Een hele interessante casus wat mij betreft en zeker iets dat de Nederlands/Belgische metaalbewerkingsindustrie weer even helemaal op scherp gaat zetten. 

Centralisering en de macht van grote concerns is iets om waakzaam bij te blijven.

Moet je hier zenuwachtig van worden, of zelfs van schrikken? Ja. Centralisering en de macht van grote concerns is iets om waakzaam bij te blijven. Bol.com, Amazon.com, Spotify.com, Netflix.com zijn goede voorbeelden van snelle veranderingen waarbij de diversiteit aan bedrijven/winkels totaal is verdwenen.

Mijn persoonlijke drijfveer is om dit binnen de metaalverwerkingsindustrie niet te laten gebeuren. Dat kan alleen met technologie die elke fabriek de mogelijkheid geeft om haar kracht en kunde optimaal te integreren in samenwerkingsverbanden in de supply chain. Daardoor kan een nog grotere diversiteit worden geboden dan dat monopolisten kunnen bieden. Maar wel met het overtreffen van de verwachtingen m.b.t. gemak, snelheid en betrouwbaarheid. Ik stop met schrijven en ga verder met bouwen want we moeten VDL wel ruim voor blijven natuurlijk 😊