Kiezen voor een zelfbedieningsportaal loont, zeker voor metaalbewerkers met klanten die relatief eenvoudige producten aanvragen. Wat het oplevert? Minder druk op de eigen salesafdeling, meer gemak voor je klanten. Er is één grote maar: het zelf ontwikkelen van een zelfbedieningsportaal brengt grote uitdagingen met zich mee. Gun jezelf een zorgeloos alternatief en kies voor een SaaS-oplossing. Deze blog legt je uit waarom dat de beste keuze is.
Gemak dient de mens. Dit aloude adagium geldt ook voor gebruiksvriendelijke zelfbedieningsportalen in de metaalindustrie. Want die zorgen ervoor dat je klanten op elk moment van de dag en de hele week door offertes kunnen aanvragen. Daarbij hoeven ze alleen maar het materiaal en de aantallen te selecteren. Vervolgens hebben ze meteen inzicht in de prijzen en kunnen ze, eventueel na vergelijking met de tarieven van andere leveranciers, direct besluiten of ze er een order van willen maken.
Dit kost klanten minder tijd dan het opstellen van een aanvraag via e-mail. Ze hoeven de informatie alleen maar in het zelfbedieningsportaal te gieten. Daarnaast hebben je klanten een grotere zekerheid dat de aanvraag goed verwerkt wordt. De salesafdeling van de fabriek kan namelijk geen fouten maakt. De klant doet immers zelf zijn aanvraag en is daarmee in controle over de informatie en het proces.
Gemakkelijk en snel een metaalbewerkings offerte
Deze voordelen gelden nog sterker als het gaat om klanten met inkopers van een jongere generatie. Die hebben namelijk niet zoveel behoefte aan telefoongesprekken en warm contact. Ze willen standaard werkzaamheden eenvoudig, snel en digitaal kunnen regelen.
Combineer dit met een gevulde klantenportefeuille die vooral bestaat uit klanten die relatief eenvoudige producten aanvragen en een zelfbedieningsportaal kan je omzet als metaalbewerker maar liefst verdrievoudigen. En het mooie is dat je aan al die offertes nauwelijks aandacht hoeft te besteden. Dat betekent dus een mindere belasting van je salesafdeling.
Meer lucht voor calculatoren en verkopers
Er zijn meer redenen die het heel aantrekkelijk maken om als metaalbewerker voor een zelfbedieningsportaal te kiezen. Bijvoorbeeld als je klanten hebt die zelf engineeren. Dat betekent dat zij veelvuldig ontwerpbesluiten moeten nemen. De prijsvraagstukken die daarbij horen komen allemaal langs jouw salesafdeling.
Dit kost je veel tijd en levert je nauwelijks iets op. Als je je eigen engineers en die van je klant toegang geeft tot een zelfbedieningsportaal, zodat zij daar zelf mee kunnen werken, ontstaat er meer lucht voor je calculatoren en verkopers.
Zelfbedieningsportal als extra verkoopkanalen
Nog een pre van zelfbediening is dat je het naast de telefoon en e-mail, kunt zien als een extra verkoopkanaal. En wat voor één. Het is namelijk de basis voor het inzetten van meerdere kanalen (omnichannel strategie), waarlangs je op allerlei (digitale) manieren offerte-aanvragen kunt ontvangen.
Bijvoorbeeld een marktplaats waarop je je zelfbedieningsproces aansluit. Of ERP-systemen van heel belangrijke klanten, zodat je aanvragen rechtstreeks vanuit hun systemen kunt ontvangen. En natuurlijk de aanvragen die via het SCSN-netwerk (Smart Connected Supplier Network) kunt ontvangen en verwerken .
Voor jou als ontvangende metaalbewerker verandert er in essentie niets. Eronder ligt namelijk hetzelfde geautomatiseerde offerte proces. Dat wil zeggen: dezelfde IT-faciliteiten die nodig zijn om schattingen te maken van alles wat nodig is om een offerte op te stellen. Het gaat om een krachtige en veelzijdige verruiming van je mogelijkheden. Op het moment dat je kiest voor een zelfbedieningsportaal, opent dat ingangen om veel meer verkoopkanalen in te zetten.
De uitdagingen van een zelfbedieningsportaal binnen de metaalbewerkingsindustrie
En zo vormt de komst van een zelfbedieningsportaal op allerlei manieren een uitbreiding op het businessmodel dat je als metaalbewerker hebt. Maar dat gaat niet vanzelf. Er zijn belangrijke uitdagingen waarvoor je komt te staan als je zelf een zelfbedieningsportaal gaat ontwikkelen en onderhouden. Of beter gezegd: problemen. En die maken het complex.
Automatisering van het offerte proces
De eerste uitdaging is technisch van aard. Veel bedrijven offreren op basis van excel-sheets, CAD-viewers, CAM-systemen en ERP-offertemodules. Die draaien op computers binnen hun eigen fabrieksmuren (on-premise), terwijl de website met het zelfbedieningsportaal in de cloud actief is. Daardoor rijst de vraag hoe je die op elkaar aangesloten krijgt.
Een ingewikkelde exercitie. Als je met excel-sheets werkt, houdt dat in dat je medewerkers zelf veel besluiten nemen. Dan zul je dus eerst moeten gaan automatiseren, voordat je beschikt over een automatisch offerteproces dat je kunt aansluiten op je webportaal.
Daarnaast is het zo dat jouw calculators en werkvoorbereiders vaak lokale CAD/CAM-systemen gebruiken om schattingen van productietijden te maken en om de maakbaarheid te bepalen. Die bedienen ze meestal handmatig. Ook dat zul je dus allemaal moeten automatiseren als je een zelfbedieningsportaal wil aansluiten.
De mogelijke (over)belasting van bestaande systemen
Het tweede probleem is schaalbaarheid. Op het moment dat je zelfbediening gaat inzetten voor je klanten, kan het zijn dat heel veel gebruikers tegelijk gebruikmaken van jouw webportaal. Dat is andere koek dan de pakweg twee tot vijf calculators binnen je eigen organisatie die op de vertrouwde manier aan het offreren zijn met de beschikbare tools.
Het is zeer de vraag of de aan elkaar gekoppelde systemen die in jouw fabriek draaien die belasting aankunnen. Voor je het weet moet je nadenken over de aanschaf van meer licenties van CAD/CAM-systemen die gelijktijdig kunnen draaien. En hoe laat je die dan parallel samenwerken om de belasting te verdelen?
Het proces blijvend monitoren en optimaliseren
Dan is er nog een ander euvel dat zich al snel aandient. Stel dat je alle systemen aan elkaar hebt kunnen knopen en het zelfbedieningsportaal is eindelijk in de lucht. Dan zitten er al snel een, twee, misschien zelfs wel drie mensen de hele dag door naar monitoren te kijken of er ergens in het proces iets fout gaat. En dat gebeurt regelmatig, bijvoorbeeld omdat tekenfouten van je klanten ervoor zorgen dat je CAD/CAM-systemen er niks mee kunnen. Of dat een koppeling tussen systemen hapert.
Bovendien kunnen je klanten met zo’n grote diversiteit tekenen en ontwerpen dat diezelfde CAD/CAM-systemen er regelmatig last van hebben. Dat moeten jouw mensen continu handmatig verhelpen. Zij zijn dus de hele dag door brandjes aan het blussen. En dat is hartstikke duur.
Daarbij komt dat CAD/CAM-systemen niet met deze visie zijn ontwikkeld en dat de koppelingen tussen de systemen vaak niet robuust gemaakt zijn. Als er wat fout gaat, schopt dat het offerteproces in de war. En dan moet je handmatig ingrijpen om het proces weer op gang te krijgen. Dat is veel gedoe en kost tijd. Bovendien vergt het voortdurend sleutelen en verfijnen.
Afstemming met alle softwareleveranciers
De problemen stapelen zich op. Want als je je zelfbedieningsportaal wil verbinden met de systemen in je fabriek zodat je automatisch kunt offreren, heb je met een veelheid aan softwareleveranciers te maken. Dat zorgt ervoor dat de ontwikkeling van het portaal heel stroperig verloopt. Je moet immers met veel partijen schakelen om er een geheel van te maken. Wil je een wijziging doorvoeren? Ook dan zul je in veel gevallen moeten schakelen met al die partijen. Meestal hebben ze niet direct tijd en wordt het plannen en afstemmen een hoop gedoe.
Vaak ben je ook nog afhankelijk van de partijen die de software hebben gemaakt, zoals de ERP- of CAD-systemen. Je kunt nog zulke inventieve ideeën hebben voor nieuwe features in je portaal, de vraag is of de geïntegreerde systemen het wel kunnen.
Een voorbeeld: Als je in je zelfbedieningsportaal maakbaarheidsanalyses wil uitvoeren – je wil immers geen offertes maken voor dingen die je nìet kunt – ben je afhankelijk van systemen in je offerteproces en of ze zulke analyses kunnen uitvoeren. Grote kans dat je er je afdeling werkvoorbereiding bij nodig hebt, waardoor je dus toch weer afhankelijk bent van mensen die maakbaarheidschecks doen. In dat geval is het bedrijfsproces nog helemaal niet geschikt voor een zelfbedieningsportaal.
Hoge investeringskosten
Tenslotte heb je te maken met de vele kostbare tijd die nodig is én het risico dat het met zich meebrengt om een zelfbedieningsportaal te laten ontwikkelen. Het is zo complex, dat je algauw een tot twee jaar doorlooptijd nodig hebt. Het feit dat je zolang moet wachten voordat je portaal kan renderen, maakt dat je ook de kosten van ‘het niet hebben’ moet overwegen. En bovendien is het lastig om de IT-partijen die dit soort beloftes kunnen waarmaken te vinden, want dit zijn ICT projecten met een hoog risicoprofiel.
Al dit soort factoren maakt dat het ontwikkelen van een zelfbedieningsportaal al snel honderdduizenden euro’s kost. En dan vergt het ook nog eens twee of meer fte’s om alles dagelijks te beheren en aan de praat te houden. Wat je dan hebt voor dat geld en die tijdsinvestering is een minimale variant waar je ook nog jaren aan blijft sleutelen. Daarbij kan de prijs ook nog weleens verdubbelen of sterker nog: verdrie- of zelfs verviervoudigen…
Het alternatief voor een zelf ontwikkelt klantenportaal
Het lijkt onbegonnen werk om een klantenportaal in de lucht te krijgen, ware het niet dat de oplossing al bestaat. De Quotation Factory biedt zelfbedieningsportalen voor de metaalbewerkingsindustrie als een dienst. Namelijk Software as a Service (SaaS), die haar klanten totaal kan ontzorgen. Dit cloud native platform is gebouwd voor de cloud. Dat wil zeggen dat het vanaf het eerste moment bedacht is met schaalbaarheid, robuustheid en veiligheid voor ogen. De features zijn daarbij zo uitgebreid dat het nagenoeg onmogelijk is om daar met je eigen project tegen op te boxen.
Alle klanten hebben profijt van een lerend platform
Vergeet de fte’s die je beschikbaar zou moeten stellen om te monitoren wat er fout gaat. Weg met dat gedoe. De Quotation Factory draagt de verantwoordelijkheid voor het nakomen van de servicelevels, zoals de beschikbaarheid.
Verdwenen zijn de zorgen over verstoringen door de kwaliteit van de tekeningen. Want er gaat zo’n enorm volume aan tekeningen door het platform van de Quotation Factory, dat zij de problemen die ontstaan voor alle tekenvarianten slechts eenmaal hoeft op te lossen. Alle klanten waarvan het zelfbedieningsportaal draait op dit platform hebben daar profijt van. Het platform leert namelijk van alle klanten die tekeningen uploaden om te offreren. Kortom: je lift mee met de oplossingen voor de ander.
Veiligheid, betrouwbaarheid en bedrijfszekerheid gegarandeerd
Tot slot is de oplossing van de Quotation Factory zo ingericht dat de infrastructuur ervan in staat is om te communiceren met ERP- en CAD/CAM-systemen. Veiligheid, betrouwbaarheid en bedrijfszekerheid zijn daarbij gegarandeerd. Ongeacht om welke koppeling met welk systeem in jouw fabriek het ook gaat.
Het bieden van deze oplossing en daarmee het tackelen van alle hiervoor genoemde problemen is de core business van de Quotation Factory. Dát maakt het verschil voor jou als metaalbewerker en jouw klanten. Jij richt je op jouw core business, de Quotation Factory op haar core business. Software as a Service dus.
Conclusie van dit verhaal? Kies vooral voor een zelfbedieningsportaal, want dat loont. Maar wie het wiel zelf wil uitvinden, komt van een koude kermis thuis. Zeker nu de doorontwikkelde SaaS-oplossingen er zijn en het de core business is geworden van gespecialiseerde IT-bedrijven, moet je je hardop afvragen of uitbesteden niet de meest verstandige optie is. Al helemaal omdat je concurrenten nu ook heel makkelijk en snel over een zelfbedieningsportaal kunnen beschikken, zonder alle oplopende kosten en kopzorgen.