Menos administração e mais contato com o cliente através da automação do processo de orçamento

POLDER STAALPRODUCTIES

Passar dias inserindo dados em campos. Primeiro para estimar um orçamento e depois para deixar o pedido pronto para produção. Desde que o pedido fosse aprovado, claro, porque às vezes toda a operação era em vão. Todo trabalho puramente administrativo e agregar conhecimento estava fora de questão. Era assim que as coisas funcionavam na Polder Staalproducties. Felizmente, isso agora ficou no passado e há muito mais tempo para o contato com o cliente.

De planejador de trabalho a gerente técnico de contas

Segundo o diretor Auke Sjoerd Tolsma, os planejadores de trabalho da Polder Staalproducties em Emmeloord (Holanda) já não podem mais ser chamados de planejadores de trabalho. Desde que começaram a usar o software de estimativa e orçamento da Quotation Factory, o título "gerente técnico de contas" se encaixa muito melhor no trabalho deles.

Porque graças a este software, os planejadores de trabalho finalmente foram aliviados de muitas tarefas administrativas entediantes e agora podem agregar seu verdadeiro valor durante o contato com o cliente. Isso tornou seu trabalho muito mais desafiador e interessante.

Produção mais rápida e menos erros graças à interface com ERP

Além de tornar o trabalho mais atraente para os gerentes técnicos de contas da Polder Staalproducties, o novo software de estimativa também oferece muitos benefícios ao empregador. Não só é possível investir mais em relacionamento com clientes, mas estimativas e orçamentos também podem ser feitos muito mais rapidamente.

Mas a velocidade de produção e a eficiência devido a menos erros de produção também aumentaram. Assim que um orçamento se torna um pedido, ele segue suave e rapidamente para a produção graças à integração da Quotation Factory com o sistema ERP. Auke Sjoerd Tolsma diz: "Isso é importante no mercado atual. Uma vez que você tem o pedido, tudo precisa acontecer muito rápido. Agora conseguimos fazer isso. Graças à Quotation Factory, às vezes ganhamos até uma semana no tempo de produção."

Expansão da gama de produtos através de software aprimorado de estimativa e orçamento

A Polder Staalproducties foi originalmente estabelecida como uma unidade de produção da Lely e é focada em montagens soldadas. A Lely ainda é um cliente importante, mas a Polder agora tem uma variedade de outros clientes. Além de peças para os sistemas de ordenha robotizada da Lely, peças para sistemas de fixação de contêineres e caminhões de lixo são categorias de produtos particularmente importantes.

Em 2016, Auke Sjoerd Tolsma assumiu a empresa junto com seu irmão Harmen. Na época, a Polder tinha três grandes clientes e o trabalho era bastante simples: "Na verdade, só fazíamos produtos que conhecíamos; os pedidos vinham de nossos clientes regulares e nós os executávamos", diz Tolsma. "Tínhamos um planejador de trabalho. Ele garantia que tudo fosse para a produção e também fazia um pouco de estimativa."

Mas os irmãos Tolsma queriam mais com a Polder. Primeiro, queriam manter os mesmos produtos familiares que sempre foram feitos. Mas nisso queriam melhorar, pois são todos trabalhos repetitivos e o custo de peças repetidas deve ser muito baixo. Caso contrário, o cliente mandará produzi-las em outro lugar. Eles também querem conquistar novos clientes e fazer coisas novas.

Para isso, precisam ser capazes de estimar rapidamente e converter pedidos em produção. A capacidade de produção já foi grandemente aumentada para cumprir adequadamente essa ambição. Graças à compra do galpão do vizinho, eles também tiveram espaço para começar a fazer corte a laser e dobra por conta própria. O torneamento, fresamento, corte e rebarbação estão todos a serviço do que realmente importa: fazer montagens soldadas para OEMs.

Até 2019, houve um crescimento considerável. O primeiro semestre de 2020 mostrou uma queda devido ao coronavírus, mas no segundo semestre daquele ano o trabalho voltou com força. Então a Polder também atingiu enfaticamente seus limites. O departamento de preparação de trabalho usava software de estimativa, mas não estava conectado ao sistema ERP. A chegada de um novo cliente forçou a Polder a encarar os fatos; nada menos que 1.700 novos itens tiveram que ser inseridos no ERP em poucos meses. "Isso na verdade não era possível", diz Tolsma. "Muita coisa deu errado."

1 pessoa a menos na preparação de trabalho e ainda mais produção

No início de 2021, a Vosteq Innovations foi chamada para ver como um salto à frente poderia ser dado no processo de produção. A Vosteq indicou a Tolsma sobre a Quotation Factory, software de estimativa baseado em nuvem. O fato de que este software poderia ser conectado ao ERP foi a razão decisiva para Tolsma optar pela Quotation Factory.

"Quero poder estimar rapidamente e, quando tenho uma estimativa pronta, na verdade não quero ter que fazer mais nada", disse Tolsma. Então todos os itens devem estar corretos no sistema ERP imediatamente, para que os pedidos de produção estejam completamente prontos quando o pedido de venda chegar. É assim com a Quotation Factory. Os desenhos estão prontos, todas as informações estão vinculadas, tudo está na ordem certa. O tempo desde a estimativa até a produção foi grandemente reduzido. Eles ganham tempo de entrega e precisam de uma pessoa a menos na preparação de trabalho do que precisariam de outra forma.

Tempo sobrando para inovação através da automação do processo de estimativa e orçamento

Auke Sjoerd Tolsma cuida das novas contas pessoalmente. Harold Oeverhaus e Roy Meester acompanham os clientes com os quais a empresa quer crescer mais. A Polder não faz engenharia própria, mas contribui com ideias para projetos de produtos. A área de produção mostra um ótimo exemplo de como isso pode parecer: uma montagem soldada para um caminhão de lixo.

Esta foi reprojetada, resultando em uma redução substancial no tempo de produção. Isso beneficia tanto a Polder quanto o cliente. Oeverhaus e Meester, junto com os especialistas em produção, também podem dedicar muito mais atenção aos novos produtos, que exigem mais tempo e monitoramento adicional. Agora há tempo para isso.

Trabalhando com a Quotation Factory

Muita coisa já pode ser estimada automaticamente na Quotation Factory. O software reconhece perfis e estima inúmeras operações perfeitamente. O Helpdesk da Quotation Factory está disponível se, por exemplo, um arquivo Step for entregue incorretamente, houver um erro, ou se o software não conseguir reconhecer uma forma de perfil. "Aprendemos com essas questões nós mesmos", diz Wibe van Klaveren, programador da Quotation Factory. "Nosso software está ficando cada vez melhor, e isso acontece muito rapidamente. Em breve também poderemos reconhecer peças de torneamento e fresamento. Também estamos trabalhando muito na estimativa de tempos de soldagem."

Desenvolvimento contínuo, em outras palavras. Isso é algo que Tolsma também espera da Quotation Factory: "Os tempos para serrar e furar são todos perfeitamente exibidos. Os tempos para peças de torneamento e fresamento também devem ser mostrados imediatamente, assim como os tempos de soldagem. Esperamos que também seja possível gerar relatórios de medição automaticamente. Quanto mais a Quotation Factory reconhecer, mais fácil será para nós."