Minder administratie en meer klantcontact door offerte proces automatisering

Dagen bezig zijn met het invoeren van gegevens in veldjes. Eerst om een offerte te calculeren en daarna om de order productierijp te maken. Mits de order gegund werd natuurlijk, want soms was alles voor niets. Allemaal puur administratief werk en van kennis toevoegen is geen sprake. Dat is hoe het vroeger bij Polder staalproducties er aan toe ging. Maar gelukkig is dat nu verleden tijd en is er veel meer tijd voor klantcontact.

Van werkvoorbereider naar technisch account manager

De werkvoorbereiders bij Polder staalproducties in Emmeloord mogen volgens directeur Auke Sjoerd Tolsma eigenlijk geen werkvoorbereiders meer worden genoemd. Sinds zij gebruik maken van de Quotation Factory calculatie en offerte software, past de titel ‘technisch accountmanager’ veel beter bij hun werkzaamheden. 

Want dankzij deze software zijn de werkvoorbereiders eindelijk verlost van veel geestdodende administratieve handelingen en kunnen ze hun waarde toevoegen tijdens het contact met de klant. Daarmee is hun werk een stuk uitdagender en interessanter geworden. 

Sneller en met minder fouten produceren dankzij ERP koppeling

Behalve dat het werk voor Oeverhaus en Meester aantrekkelijker is geworden, levert de nieuwe calculatiesoftware hun werkgever ook veel op. Er kan niet alleen meer worden geïnvesteerd in klantrelaties, ook kunnen calculaties en offertes veel sneller worden gemaakt. 

Maar ook de productiesnelheid en efficiëntie door minder productiefouten is toegenomen. Zodra een offerte een order is geworden, gaat deze dankzij de koppeling van de quotation factory met het ERP-systeem foutloos en snel naar de productie. Auke Sjoerd Tolsma zegt: “Dat is belangrijk in de huidige markt. Als je de order eenmaal hebt, moet het allemaal heel snel. Dat kan nu bij ons. Dankzij de Quotation factory winnen we soms wel een week in de productietijd.”


Uitbreiding assortiment door betere calculatie en offerte software 

Polder Staalproducties is ooit opgericht als een productielocatie van Lely en focust op lassamenstellingen. Lely is nog steeds een belangrijke klant, maar Polder heeft inmiddels diverse andere klanten. Naast onderdelen voor de melkrobot systemen van Lely, zijn met name onderdelen voor container-opzetsystemen en vuilniswagens belangrijke productcategorieën. 

In 2016 heeft Auke Sjoerd Tolsma het bedrijf samen met zijn broer Harmen overgenomen. Polder telde toen drie grote klanten en het werk was vrij eenvoudig: “We maakten eigenlijk alleen producten die we kenden; de opdrachten kwamen van onze vaste klanten en die voerden we uit”, vertelt Tolsma. “We hadden één werkvoorbereider. Die zorgde ervoor dat alles naar de productie ging en calculeerde daarnaast ook een beetje.”

Maar de Tolsma broers wilden meer met Polder. Allereerst wilden ze de bekende producten die altijd al werden gemaakt, behouden. Maar daarin wilden ze wel verbeteren omdat dit allemaal repeterend werk is en de kostprijs van repeat delen moet heel laag zijn. Anders laat de klant ze ergens anders produceren. Daarnaast willen ze ook nieuwe klanten werven en nieuwe dingen doen. 

Daarvoor moeten ze snel kunnen calculeren en orders kunnen omzetten in producten. De productiecapaciteit is al flink vergroot om op een goede manier handen en voeten te geven aan deze ambitie. Dankzij de aankoop van de hal van de buurman kwam er ook ruimte om zelf te gaan lasersnijden en kanten. Het draaien, frezen, snijden en kanten staat allemaal in dienst van waar het uiteindelijk om gaat: het maken van lassamenstellingen voor OEM’ers.

Tot en met 2019 was er sprake van een flinke groei. De eerste helft van 2020 vertoonde een dip door corona, maar in de tweede helft van dat jaar trok het werk weer sterk aan. Toen liep Polder ook nadrukkelijk tegen haar grenzen aan. De werkvoorbereiding gebruikte calculatie software maar deze was niet gekoppeld aan het ERP-systeem. De komst van een nieuwe klant drukte Polder met de neus op de feiten: in enkele maanden tijd moesten maar liefst 1700 nieuwe artikelen in ERP worden gezet. “Dat kon eigenlijk helemaal niet”, zegt Tolsma. “Er ging dan ook best wat fout.”

1 persoon minder als werkvoorbereiding en toch meer productie

Begin 2021 werd Vosteq Innovations ingeschakeld om te bekijken hoe een sprong vooruit kon worden gemaakt in het productieproces. Vosteq tipte Tolsma over de Quotation Factory, de calculatie software in de cloud. Het feit dat deze software kon worden gekoppeld aan ERP, was voor Tolsma de doorslaggevende reden om met de Quotation Factory in zee te gaan. 

“Ik wil snel kunnen calculeren en als ik een calculatie klaar heb, wil ik eigenlijk niks meer hoeven te doen” aldus Tolsma. Dan moeten alle artikelen direct goed in het ERP-systeem zitten, zodat de productieorders helemaal klaar zijn als de verkooporder komt. Dat is met de Quotation factory het geval. De tekeningen zijn klaar, alle informatie is gekoppeld, alles staat in de juiste volgorde. De tijd van het calculeren tot en met het in productie nemen is hierdoor heel veel korter gemaakt. Ze winnen doorlooptijd én hebben één persoon minder nodig op de werkvoorbereiding dan ze anders nodig zouden hebben gehad.

Tijd over voor innovatie door calculatie en offerte proces automatisering

Auke Sjoerd Tolsma doet zelf de nieuwe accounts. Harold Oeverhaus en Roy Meester begeleiden de klanten waarmee het bedrijf verder wil groeien. Polder engineert niet zelf, maar denkt wel mee in productontwerpen. In de productieruimte staat een mooi voorbeeld van wat dat kan opleveren: een lassamenstelling voor een vuilniswagen. 

Deze is herontworpen waardoor de productietijd fors is verkort. Dat is profijtelijk voor zowel Polder als de klant. Oeverhaus en Meester kunnen samen met de specialisten in de productie ook veel meer aandacht kan besteden aan de nieuwe producten, die meer tijd vragen en extra moeten worden gecontroleerd. Daar is nu tijd voor.

Samenwerken met de Quotation Factory

Er kan al heel veel automatisch worden gecalculeerd in Quotation Factory. De software herkent profielen en calculeert tal van bewerkingen perfect. De Helpdesk van de Quotation Factory is bereikbaar als bijvoorbeeld een stepbestand verkeerd wordt aangeleverd, er een fout in zit of als de software een vorm van een profiel niet herkend. “Van zulke problemen leren wij zelf ook”, zegt Wibe van Klaveren, programmeur bij de Quotation Factory. “Zo wordt onze software steeds beter en dat gaat heel snel. Straks zullen we ook draai- en freesdelen kunnen herkennen. Ook zijn we heel erg bezig met het berekenen van lastijden.”

Doorontwikkeling dus. Dat is iets wat Tolsma ook verwacht van de Quotation Factory: “Tijden voor zagen en boren komen er allemaal perfect uit. De tijden voor draai- en freesdelen moeten er straks ook direct bij staan, evenals die voor het lassen. Hopelijk wordt het ook mogelijk om automatisch meetrapporten te generen. Hoe meer de Quotation Factory herkent, hoe makkelijker het voor ons wordt.”

Deel dit artikel