Sie verbringen Tage damit, Daten in Felder einzugeben. Zunächst um einen Kostenvoranschlag zu erstellen und dann um den Auftrag produktionsreif zu machen. Natürlich nur, wenn der Auftrag schlussendlich auch erteilt wurde, denn manchmal war die ganze Vorarbeit umsonst. Reine Verwaltungsarbeit und Wissenserweiterung kommen nicht in Frage. So war es früher bei Polder Staalproducties. Glücklicherweise gehört dies nun der Vergangenheit an, und es bleibt viel mehr Zeit für den Kundenkontakt.
Vom Arbeitsvorbereiter zum technischen Kundenbetreuer
Laut Direktor Auke Sjoerd Tolsma können die Arbeitsplaner bei Polder Staalproducties in Emmeloord (Niederlande) nicht mehr als Arbeitsplaner bezeichnet werden. Seitdem sie die Quotation Factory Kalkulations- und Angebotssoftware verwenden, passt die Bezeichnung „Technical Account Manager“ viel besser zu ihrer Arbeit.
Denn dank dieser Software werden die Arbeitsvorbereiter endlich von vielen lästigen Verwaltungsaufgaben entlastet und können nun im Kontakt mit dem Kunden ihren wirklichen Beitrag leisten. Dies hat ihre Arbeit sehr viel anspruchsvoller und interessanter gemacht.
Schnellere Produktion und weniger Fehler dank der ERP-Schnittstelle
Die neue Kalkulationssoftware macht die Arbeit für die technischen Kundenbetreuer von Polder Staalproducties nicht nur attraktiver, sondern bietet auch viele Vorteile für ihren Arbeitgeber. Es kann nicht nur mehr in die Kundenbeziehungen investiert werden, sondern es können auch viel schneller Kostenvoranschläge und Angebote erstellt werden.
Aber auch die Produktionsgeschwindigkeit und die Effizienz durch weniger Produktionsfehler sind gestiegen. Sobald ein Angebot zu einem Auftrag geworden ist, geht es dank der Integration der Quotation Factory mit dem ERP-System reibungslos und schnell in die Produktion. Auke Sjoerd Tolsma sagt: „Das ist auf dem aktuellen Markt wichtig. Sobald man den Auftrag hat, muss alles sehr schnell gehen. Das können wir jetzt tun. Dank der Quotation Factory gewinnen wir manchmal bis zu einer Woche an Produktionszeit“.
Erweiterung der Produktpalette durch verbesserte Kostenvoranschlags- und Angebotssoftware
Polder Staalproducties wurde einst als Produktionsstätte von Lely gegründet und konzentriert sich auf Schweißbaugruppen. Lely ist immer noch ein wichtiger Kunde, aber Polder hat jetzt eine Vielzahl anderer Kunden. Neben Teilen für Lelys Melkrobotersysteme sind Teile für Containeranbausysteme und Müllwagen besonders wichtige Produktkategorien.
Im Jahr 2016 übernahm Auke Sjoerd Tolsma das Unternehmen zusammen mit seinem Bruder Harmen. Damals hatte Polder drei große Kunden und die Arbeit war recht einfach: „Wir haben eigentlich nur Produkte hergestellt, die wir kannten; die Aufträge kamen von unseren Stammkunden, und wir haben sie ausgeführt“, sagt Tolsma. „Wir hatten einen Arbeitsvorbereiter. Er sorgte dafür, dass alles in die Produktion ging, und übernahm auch ein wenig die Kalkulation.“
Aber die Brüder Tolsma wollten das Unternehmen weiter vorantreiben. Zunächst einmal wollten sie die vertrauten Produkte beibehalten, die schon immer hergestellt worden waren. Aber in diesem Bereich wollten sie sich verbessern, da es sich um sich wiederholende Arbeiten handelt und die Kosten für Wiederholteile sehr niedrig sein müssen. Andernfalls wird der Kunde sie woanders herstellen lassen. Sie wollen auch neue Kunden gewinnen und neue Dinge tun.
Dazu müssen sie in der Lage sein, schnell zu kalkulieren und Aufträge in Produktion umzusetzen. Die Produktionskapazität wurde bereits stark erhöht, um diesem Anspruch gerecht zu werden. Dank des Kaufs der Nachbarhalle hatten sie auch den Platz, um selbst mit dem Laserschneiden und Biegen zu beginnen. Das Drehen, Fräsen, Schneiden und Kanten steht ganz im Dienste dessen, worum es letztlich geht: die Herstellung von Schweißbaugruppen für Erstausrüster.
Bis zum Jahr 2019 ist ein erhebliches Wachstum zu verzeichnen. In der ersten Hälfte des Jahres 2020 gab es einen Rückgang aufgrund der COVID-19-Pandemie, aber in der zweiten Hälfte des Jahres nahmen die Aufträge wieder stark zu. Dann stieß Polder auch nachdrücklich an seine Grenzen. Die Abteilung Arbeitsvorbereitung verwendete eine Kalkulationssoftware, die jedoch nicht mit dem ERP-System verbunden war. Die Ankunft eines neuen Kunden zwang Polder, den Tatsachen ins Auge zu sehen: Nicht weniger als 1.700 neue Artikel mussten innerhalb weniger Monate in das ERP-System aufgenommen werden. „Das war eigentlich gar nicht möglich“, sagt Tolsma. „Es ist einiges schief gelaufen.“
1 Person weniger für die Arbeitsvorbereitung und trotzdem mehr Produktion
Anfang 2021 wurde Vosteq Innovations hinzugezogen, um zu prüfen, wie der Produktionsprozess verbessert werden kann. Vosteq hat Tolsma auf die Quotation Factory aufmerksam gemacht – eine cloudbasierte Kalkulationssoftware. Die Tatsache, dass diese Software mit ERP verbunden werden kann, war für Tolsma der entscheidende Grund, sich für Quotation Factory zu entscheiden.
„Ich möchte in der Lage sein, schnell eine Schätzung abzugeben, und wenn ich eine Schätzung fertig habe, möchte ich eigentlich nichts mehr tun müssen“, so Tolsma. Dann müssen alle Positionen sofort im ERP-System korrigiert werden, damit die Produktionsaufträge komplett fertig sind, wenn der Kundenauftrag kommt. Dies ist der Fall bei der Quotation Factory. Die Zeichnungen sind fertig, alle Informationen sind verknüpft, alles ist in der richtigen Reihenfolge. Die Zeit von der Schätzung bis zur Produktion hat sich erheblich verkürzt. Sie gewinnen an Vorlaufzeit und benötigen eine Person weniger in der Arbeitsvorbereitung, als sie sonst gebraucht hätten.
Zeit für Innovationen durch Automatisierung von Kalkulations- und Angebotsprozessen
Auke Sjoerd Tolsma erstellt die neuen Konten selbst. Harold Oeverhaus und Roy Meester betreuen die Kunden, mit denen das Unternehmen weiter wachsen will. Polder führt selbst keine Konstruktionsarbeiten durch, denkt aber bei der Produktgestaltung mit. Der Produktionsbereich zeigt ein gutes Beispiel dafür, wie das aussehen kann: eine Schweißbaugruppe für ein Müllfahrzeug.
Diese wurde neu gestaltet, was zu einer erheblichen Verkürzung der Produktionszeit führte. Davon profitieren sowohl Polder als auch der Kunde. Oeverhaus und Meester können sich zusammen mit den Spezialisten in der Produktion auch viel intensiver um die neuen Produkte kümmern, die mehr Zeit und zusätzliche Überwachung erfordern. Dafür ist jetzt Zeit.
Arbeiten mit der Quotation Factory
Vieles kann in Quotation Factory bereits automatisch geschätzt werden. Die Software erkennt Profile und schätzt zahlreiche Vorgänge perfekt ein. Der Helpdesk der Quotation Factory steht zur Verfügung, wenn z.B. eine Step-Datei falsch geliefert wird, ein Fehler vorliegt oder die Software ein Formular eines Profils nicht erkennt. „Wir lernen selbst aus solchen Problemen“, sagt Wibe van Klaveren, Programmierer bei der Quotation Factory. „Unsere Software wird immer besser, und das geschieht sehr schnell. Bald werden wir auch in der Lage sein, Dreh- und Frästeile zu erkennen. Wir arbeiten auch sehr intensiv an der Schätzung von Schweißzeiten“.
Mit anderen Worten: kontinuierliche Entwicklung. Das ist etwas, das Tolsma auch von der Quotation Factory erwartet: „Die Zeiten für das Sägen und Bohren werden alle perfekt angezeigt. Auch die Zeiten für das Drehen und Fräsen von Teilen sollten sofort angezeigt werden, ebenso wie die Zeiten für das Schweißen. Hoffentlich wird es auch möglich sein, automatisch Messberichte zu erstellen. Je mehr die Quotation Factory erkennt, desto einfacher wird es für uns.